Teknik servis programı nedir, kimler kullanır?
Teknik servis programı, cihaz onarımı, kurulum ve bakım hizmeti veren işletmelerin arıza kayıtlarını, iş emirlerini, teknisyen atamalarını, kullanılan yedek parçaları ve müşteri iletişimini tek bir sistemde yöneten yazılımdır. Servis takip programı veya arıza takip programı olarak da aranır. Sahada çalışan ekipleri olan işletmeler için ise saha servis yönetimi yazılımı olarak konumlanır.
Servis işinde en sık yaşanan sorunlar genellikle teknik değil, organizasyoneldir: Müşteri cihazının ne durumda olduğunu öğrenmek için defalarca arar, teknisyen sahaya yanlış parçayla gider, aynı cihaz kısa süre içinde aynı arızayla geri gelir ama kimse fark etmez, garanti kapsamındaki bir iş ücretlendirilir ya da tam tersi olur. Servis takip yazılımı bu sorunları süreç disipliniyle çözer.
Program şu işletmelerin ihtiyaçlarına göre yapılandırılır:
- Beyaz eşya ve küçük ev aletleri servisleri: Yoğun saha çağrısı, garanti ve ücretli iş ayrımı, yedek parça yönetimi.
- Klima ve kombi servisleri: Montaj, sezonluk bakım, periyodik bakım planları ve yerinde servis ziyaretleri.
- Elektronik, telefon ve bilgisayar onarımı: Atölyeye kabul, seri numarası takibi, fotoğraflı cihaz teslim kaydı.
- Endüstriyel cihaz ve asansör bakım firmaları: Sözleşmeli müşteriler, planlı bakım ve kontrol formları.
- Güvenlik sistemleri, jeneratör ve arıtma servisleri: Kurulum, periyodik kontrol ve arıza çağrılarının birlikte yönetimi.
Servis takip programı ile arıza süreci nasıl işler?
Bir servis işi, kaydın açılmasından cihazın teslimine kadar belirli aşamalardan geçer. Programda bu aşamalar işletmenizin çalışma şekline göre tanımlanır. Tipik bir akış şöyledir:
- Kayıt: Arıza çağrısı telefon, WhatsApp veya atölyeye getirilen cihazla gelir ve öncelik bilgisiyle panele kaydedilir. Müşteri daha önce kayıtlıysa bilgileri ve geçmiş cihazları otomatik gelir.
- Atama: İş; bölge, uzmanlık ve iş yüküne göre bir teknisyene atanır. Saha işlerinde randevu saati müşteriyle netleştirilir.
- Tespit ve onay: Teknisyen arızayı tespit eder, gerekli parça ve işçilik için ücret çıkarılır. Garanti dışı işlerde müşteri teklifi e-postadaki bağlantıdan online onaylar; telefonla alınan onay da kayda işlenebilir.
- Onarım: Kullanılan parçalar stoktan düşer, yapılan işlem ve fotoğraflar kayda eklenir. Parça bekleniyorsa iş beklemeye alınır ve müşteri bilgilendirilir.
- Teslim ve kapanış: Müşteri dijital imzayla işi onaylar, servis raporu oluşur, tahsilat kaydedilir ve iş kapatılır.
Seçtiğiniz aşama değişikliklerinde müşteriye otomatik e-posta bildirimi gider (SMS bildirim yakında); müşteri fiş numarasıyla durumu kendisi de sorgulayabilir. "Cihazım ne durumda?" aramaları azalır, çağrı ekibinin zamanı yeni işlere kalır.
Saha servis yönetimi ve teknisyen mobil uygulaması
Sahada çalışan teknisyenler için kâğıt servis fişleri ve telefonla yapılan iş bildirimleri, hem bilgi kaybına hem de gün sonunda uzun kayıt girişlerine yol açar. Telefonun tarayıcısında çalışan teknisyen ekranı bu süreci uygulama indirmeye gerek kalmadan sahaya taşır:
- Günlük iş listesi: Teknisyen atanan işleri adres, randevu saati ve arıza bilgisiyle görür; harita uygulamasıyla adrese yönlenir.
- İş durumu: Teknisyen yolda, işlemde, parça bekleniyor, tamamlandı gibi durumlar tek dokunuşla güncellenir; ziyaret başlangıç ve bitişi kaydedilir, merkez anlık olarak izler.
- Fotoğraf ve not: Arızalı parçanın, cihazın ilk ve son durumunun fotoğrafları kayda eklenir. Olası anlaşmazlıklarda kanıt niteliği taşır.
- Parça ve işçilik: Kullanılan parçalar stoktan düşer, işçilik kalemi ve ücreti kayda eklenir.
- Dijital imza ve tahsilat: Müşteri ekranda imza atar; nakit veya kartlı tahsilat bilgisi kayda işlenir.
Merkez tarafında ise panoda açık işler, SLA süresi geçen işler ve teknisyen bazında iş durumları birlikte görülür. Acil bir çağrı geldiğinde iş öncelik verilerek uygun teknisyene atanır. Müşterilerin servis randevusunu kendilerinin seçmesini istiyorsanız aynı hesaptan online randevu sistemini de kullanabilirsiniz.
Yedek parça, garanti ve periyodik bakım nasıl takip edilir?
Yedek parça stoku
Servis işletmelerinde yedek parça, hem sermayenin hem de iş hızının belirleyicisidir. Programda parça stoku giriş, çıkış ve sayım hareketleriyle izlenir; servis kaydında kullanılan parça stoktan otomatik düşer ve kayıtla eşleşir, stok yetersizse sistem uyarır. Kritik seviyeye düşen parçalar panoda görünür. Çok depolu yapı, alış ve satış faturası gibi daha kapsamlı ihtiyaçlarda aynı hesaptan stok takip programını da kullanabilirsiniz.
Garanti takibi
Cihaz kartında satın alma tarihi ve garanti bitiş tarihi tutulur. Servis kaydı açıldığında cihazın garantisinin devam edip etmediği görünür; kullanıcı hatası gibi garanti dışı durumlar gerekçesiyle not edilir ve ücretli işler için teklif hazırlanır. Garanti ve satış sonrası hizmetlere ilişkin yasal süreler ve yükümlülükler için güncel mevzuatı kontrol etmenizi öneririz.
Periyodik bakım sözleşmeleri
Klima, kombi, asansör, jeneratör ve endüstriyel cihazlarda düzenli bakım hem müşteri için güvence hem de servis firması için öngörülebilir bir gelir kaynağıdır. Programda her cihaz için bakım planı ve bakım aralığı (ay) tanımlanır. Bakım zamanı gelen işler için servis kaydı otomatik açılır, müşteriye bilgilendirme e-postası gider ve yaklaşan bakımlar tek listede görünür.
| Takip edilen bilgi | Sağladığı fayda |
|---|---|
| Bakım sıklığı ve son bakım tarihi | Kaçırılan bakım kalmaz, iş yükü önceden planlanır. |
| Cihaz ve müşteri | Hangi cihazın, hangi adreste bakımı yapılacağı bellidir; cihaz geçmişi birikir. |
| Otomatik açılan servis kaydı | Bakım işi unutulmaz, teknisyene atanarak normal servis akışına girer. |
| Yaklaşan bakımlar listesi | Önümüzdeki haftaların saha yükü önceden görülür. |
Teknik servis programı seçerken nelere dikkat edilmeli?
Servis yazılımı, ofiste çalışan ekip kadar sahadaki teknisyenin de rahatlıkla kullanabileceği bir yapıda olmalıdır. Seçim yaparken şu kriterleri kontrol etmenizi öneririz:
| Kriter | Neden önemli? |
|---|---|
| Mobil kullanım | Teknisyen sahada telefondan kayıt giremiyorsa bilgiler gün sonuna kalır ve eksik girilir. |
| Müşteri self servis | Müşteri cihazının durumunu kendisi sorgulayabiliyor ve teklifi online onaylayabiliyorsa telefon trafiği azalır. |
| Müşteri bildirimi | Otomatik durum mesajları müşteri memnuniyetini ve çağrı yükünü doğrudan etkiler. |
| Parça ve stok entegrasyonu | Kullanılan parça stoktan düşmüyorsa maliyet ve fire takip edilemez. |
| Sektöre uyarlanabilirlik | Beyaz eşya, klima veya elektronik servislerinin kayıt alanları ve süreçleri farklıdır. |
| Raporlama | Teknisyen verimliliği, tekrar eden arızalar ve iş kapanma süreleri ölçülmelidir. |
| Veri güvenliği | Müşteri adresleri ve iletişim bilgileri yetkiyle korunmalı, düzenli yedeklenmelidir. |
Kurulum süreci ve servis programı fiyatları
Teknik servis takip programımız hesap.ateasoft.com üzerinde hazır çalışır; kurulum gerekmez. E-posta adresinizle hesap açar, fiş bilgilerinizi, SLA sürelerinizi ve hangi aşamalarda müşteriye bildirim gideceğini Ayarlar'dan belirlersiniz. Teknisyenlerinizi davet ettiğinizde kendi telefonlarından giriş yapıp işlerini görmeye başlarlar. Toplu kayıt aktarımına ihtiyacınız varsa ekibimizle görüşebilirsiniz.
Servis tahsilatlarınızın yanında fatura, cari ve kasa takibi için aynı hesaptan ön muhasebe programını da deneyebilirsiniz.
İlk 14 gün ücretsizdir ve kart bilgisi istenmez. Deneme sonunda işletmenizin ölçeğine, şube sayısına, veri aktarımı ve entegrasyon ihtiyacına göre net bir teklif sunuyoruz; aylık veya yıllık abonelikle devam edersiniz. Tüm özellikler dahildir, kullanıcı sınırı yoktur; ayrıntılar fiyatlandırma sayfasında. Size özel geliştirme veya entegrasyon gereken durumlarda bizimle iletişime geçin, ayrıca teklif hazırlayalım.
Teknik servis takip programında yer alan modüller
Aşağıdakilerin tamamı hesabınızda bugün kullanıma hazırdır; "yakında" ile işaretli olanlar geliştirme aşamasındadır.
- Müşteri (bireysel ve kurumsal) ve cihaz kartları
- Servis fişi, öncelik ve atölye / yerinde servis ayrımı
- Cihaz geçmişi ve garanti bitiş takibi
- Teknisyen atama ve telefondan "İşlerim" ekranı
- Yol tarifi, ziyaret kaydı ve durum güncelleme
- Fotoğraf, dosya eki ve dijital imza
- QR kodlu kabul fişi ve servis raporu (A4 / 80 mm)
- Fiyat teklifi ve müşterinin online onayı
- Fiş numarasıyla online durum sorgulama
- Parça stoku, kritik seviye ve otomatik stok düşümü
- Periyodik bakım planları ve otomatik iş açma
- SLA hedefleri ve geciken iş takibi
- E-posta durum bildirimleri
- Tahsilat kaydı; ciro, teknisyen, parça ve SLA raporları
- SMS durum bildirimi (yakında)
