Stok takip programı nedir, neden gereklidir?
Stok takip programı, işletmenin sahip olduğu ürün, hammadde ve malzemelerin miktarını, konumunu ve değerini kayıt altında tutan; her giriş ve çıkışı belgeye bağlayan yazılımdır. Daha kapsamlı ihtiyaçlarda depo yönetim yazılımı veya envanter yönetimi sistemi olarak da anılır.
Stok, çoğu ticari işletmede kasadaki paradan daha büyük bir değerdir; ancak genellikle çok daha az dikkatle izlenir. Excel tabloları ve el defterleriyle yürütülen stok takibinde üç sorun kaçınılmaz olarak ortaya çıkar:
- Stoksuzluk: Çok satan ürün tükendiğinde fark edilir, satış kaçar ve müşteri başka yere gider.
- Fazla stok: Yavaş dönen ürünlere bağlanan sermaye rafta bekler; bazı ürünlerin son kullanma tarihi geçer veya modası geçer.
- Kayıp ve fire: Sayım yapılmadığı veya farklar izlenmediği için kaybolan, bozulan ya da hatalı çıkış yapılan ürünler fark edilmez.
Doğru kurgulanmış bir stok takip sistemi bu üç sorunu da görünür kılar. Ne kadar stok tuttuğunuzu, hangi ürünün ne hızda döndüğünü ve paranızın rafta ne kadarının beklediğini net olarak bilirsiniz.
Barkodlu stok takibi nasıl yapılır?
Barkod, stok takibinde insan kaynaklı hataları azaltmanın en etkili yoludur. Ürün kodunu elle yazmak yerine okutmak hem hızı artırır hem de benzer isimli ürünlerin karıştırılmasını önler. Barkodlu stok takibi genellikle şu adımlarla kurulur:
- Ürün kartlarının hazırlanması: Her ürün için stok kodu, barkod, birim, varsa varyant (renk, beden, ölçü) ve tedarikçi bilgisi tanımlanır. Üretici barkodu olmayan ürünlere işletme içi bir barkod verilir.
- Etiketleme: Barkodu olmayan ürünler ve raflar, etiket yazıcısıyla etiketlenir.
- Mal kabul: Tedarikçiden gelen ürünler alış irsaliyesi veya faturasıyla okutularak girişe alınır.
- Çıkış ve sevkiyat: Satış veya sevk edilen ürünler irsaliye ya da faturaya okutularak eklenir, stoktan düşer.
- Sayım: Periyodik sayımlarda sayılan miktarlar sayım fişine girilir, farklar düzeltme hareketi olarak işlenir.
Donanım tarafında pahalı yatırımlar şart değildir. Başlangıçta bir USB barkod okuyucu çoğu işletme için yeterlidir; okuyucu klavye gibi çalıştığı için programımızda ek kurulum gerektirmez. Programdan etiket yazdırma ve telefon kamerasıyla okutma şu an bulunmuyor.
Stok maliyeti, lot ve son kullanma tarihi nasıl takip edilir?
Stok miktarını bilmek yeterli değildir; stokun değerini ve izlenebilirliğini de bilmek gerekir. Stok maliyetinde iki yaygın yöntem vardır; programımız ağırlıklı ortalama maliyet yöntemini kullanır:
| Yöntem | Nasıl çalışır? | Hangi işletmeye uygun? |
|---|---|---|
| FIFO (ilk giren ilk çıkar) | Satılan malın maliyeti, en eski alış partisinin fiyatından hesaplanır. | Fiyatları sık değişen, parti bazlı alım yapan ve raf ömrü olan ürünlerle çalışan işletmeler. |
| Ağırlıklı ortalama maliyet | Her yeni girişte eldeki stokla birlikte ortalama birim maliyet yeniden hesaplanır. | Aynı ürünü sürekli alan, parti ayrımına ihtiyaç duymayan işletmeler. |
Maliyet yöntemi konusunda mali müşavirinizin görüşünü almanızı öneririz; programda ağırlıklı ortalama maliyet tüm raporlarda tutarlı biçimde uygulanır.
Lot, seri numarası ve SKT
Gıda, kozmetik, medikal malzeme ve kimyasal gibi sektörlerde her ürünün hangi partiden geldiğini ve ne zaman bozulacağını bilmek hem müşteri güvenliği hem de mevzuat açısından önemlidir. Lot bazlı takipte bir partide sorun çıktığında o partinin hangi müşterilere gittiği geriye doğru izlenebilir. Programımızın hazır paketinde lot, seri numarası ve son kullanma tarihi takibi şu an bulunmuyor; bu ihtiyacınız varsa size özel geliştirme için bizimle görüşebilirsiniz. Elektronik ve beyaz eşya gibi ürünlerde servis tarafındaki seri numarası ve garanti bilgisi ise teknik servis takip programında cihaz kartında tutulur.
E-ticaret ve pazaryeri stokları nasıl senkronize edilir?
Aynı ürünü fiziksel mağazada, kendi web sitenizde ve bir veya birden fazla pazaryerinde satıyorsanız, en büyük risk olmayan ürünü satmaktır. Her kanalın stokunu ayrı ayrı elle güncellemek hem zaman alır hem de iptal edilen siparişler nedeniyle mağaza puanınızı düşürebilir.
Hazır paketimizde (hesap.ateasoft.com) pazaryeri ve e-ticaret entegrasyonu bulunmuyor; bu ihtiyacı özel entegrasyon projesi olarak ele alıyoruz. Böyle bir entegrasyon kurgulandığında:
- Tek bir merkezi stok üzerinden tüm kanallara miktar gönderilir.
- Bir kanalda gerçekleşen satış, diğer kanallardaki satılabilir miktarı düşürür.
- Kanal bazında güvenlik stoku tanımlanarak son birkaç ürünün yalnızca belirli kanallarda satılması sağlanabilir.
- Siparişler programa aktarılarak toplama ve sevkiyat süreci depoda tek listeden yönetilir.
Hangi pazaryerleriyle ve hangi yöntemle entegrasyon yapılacağı, kullandığınız altyapıya ve pazaryerlerinin güncel entegrasyon imkânlarına göre belirlenir. Kendi online mağazanızı kurmayı düşünüyorsanız e-ticaret yazılımı aynı stok altyapısıyla birlikte çalışacak şekilde yapılandırılabilir.
Stok takip programı seçerken nelere dikkat edilmeli?
Stok yazılımı seçimi, bugünkü ihtiyaçla birlikte iki üç yıl sonraki depo yapınızı da düşünerek yapılmalıdır. Aşağıdaki kriterleri kontrol etmenizi öneririz:
| Kriter | Neden önemli? |
|---|---|
| Barkod ve mobil kullanım | Depoda bilgisayar başına dönmeden işlem yapılamıyorsa kayıtlar gecikir ve hatalar artar. |
| Çoklu depo ve transfer | Şube veya yeni depo açtığınızda sistemi değiştirmek zorunda kalmamalısınız. |
| Varyant ve birim yönetimi | Renk, beden, koli-adet dönüşümü gibi yapılar desteklenmiyorsa ürün kartları kontrolden çıkar. |
| Lot ve SKT | Raf ömrü olan ürünlerde izlenebilirlik yoksa fire ve geri çağırma riski yönetilemez. |
| Entegrasyon | Ön muhasebe, e-ticaret ve pazaryeri ile konuşmayan bir stok sistemi çift kayıt demektir. |
| Raporlama | Hareketsiz stok, devir hızı ve depo değeri raporları olmadan stok kararları sezgiyle verilir. |
| Veri güvenliği | Düzenli yedekleme ve kullanıcı bazlı işlem kaydı, stok farklarının kaynağını bulmak için şarttır. |
Kurulum süreci ve stok takip programı fiyatları
Stok takip programımız, hesap.ateasoft.com üzerindeki "Ön Muhasebe + Stok" paketinin parçası olarak hazır çalışır; kurulum gerekmez. E-posta adresinizle hesap açar, depolarınızı tanımlarsınız. Ürün listenizi barkod, KDV, fiyat, kritik seviye ve açılış miktarıyla birlikte Excel'den kaydedeceğiniz CSV dosyasıyla, önizleyerek kendiniz aktarırsınız. Açılış stoku için geçişten hemen önce genel bir sayım yapmanızı öneriyoruz.
Satış ve alış faturalarınız da aynı pakette yer aldığı için stok hareketleri faturalarla otomatik olarak eşleşir; ayrıntılar için ön muhasebe programı sayfamıza bakabilirsiniz.
İlk 14 gün ücretsizdir ve kart bilgisi istenmez. Deneme sonunda işletmenizin ölçeğine, şube sayısına, veri aktarımı ve entegrasyon ihtiyacına göre net bir teklif sunuyoruz; aylık veya yıllık abonelikle devam edersiniz. Tüm özellikler dahildir, kullanıcı sınırı yoktur; ayrıntılar fiyatlandırma sayfasında. Pazaryeri entegrasyonu, lot ve seri takibi gibi özel ihtiyaçlar için bizimle iletişime geçin, ayrıca teklif hazırlayalım.
Stok takip programında yer alan modüller
Aşağıdakilerin tamamı "Ön Muhasebe + Stok" paketinde bugün kullanıma hazırdır.
- Ürün ve hizmet kartları, birim ve kategori
- Barkod alanı ve barkod okuyucuyla ürün seçimi
- Çoklu depo tanımı
- Depolar arası transfer
- Kritik stok seviyesi ve uyarı listesi
- Alış, satış ve iade belgeleriyle otomatik stok hareketi
- Giriş, çıkış ve transfer hareket dökümü
- Sayım fişi ve fark düzeltmesi
- Ağırlıklı ortalama maliyet
- Stok değeri, satış ve kâr raporları
- CSV ile ürün aktarımı ve dışa aktarım
- Cari, fatura, kasa-banka ve çek-senet (ön muhasebe)
