PDKS nedir, personel takip programı ne işe yarar?
PDKS, yani personel devam kontrol sistemi, çalışanların işe giriş ve çıkış saatlerini kayıt altına alan, bu kayıtları vardiya ve çalışma kurallarıyla karşılaştırarak geç kalma, devamsızlık, fazla çalışma ve izin bilgisini üreten sistemdir.
Kâğıt imza föyleri ve Excel tabloları küçük ekiplerde idare eder; ancak vardiya ve şube sayısı arttıkça ay sonunda puantajı hazırlamak günler sürer, "o gün kaçta geldi?" tartışması bitmez. Bir personel takip programı kaydı kendiliğinden alır, kuralı her gün aynı uygular ve hem işverenin hem çalışanın aynı veriye bakmasını sağlar.
Ateasoft Personel Takip, bu işi ek cihaz almadan yapar: kayıt, çalışanın kendi telefonuyla iş yerindeki QR kodu okutmasıyla ya da girişteki tablette PIN girmesiyle oluşur.
QR kod ile personel giriş-çıkış nasıl çalışır?
- Şubenizi ekleyin: Adresini ve isterseniz konumunu girin. Şubenin giriş-çıkış QR kodu hemen hazır olur.
- QR'ı gösterin: Girişe bir tablet ya da ekran koyup "tablet bağlantısını" açın; QR her 30 saniyede bir değişir. Ekran koyamıyorsanız basılı QR'ı yazdırıp asın (fotoğrafı yayılırsa anahtarı yenileyip eskisini geçersiz kılarsınız).
- Çalışanı tanıtın: Personel kartındaki kişisel bağlantıyı çalışanın telefonuna bir kez açtırın (QR'ı okutarak ya da e-postayla). Çalışan için hesap, şifre ya da uygulama gerekmez.
- Okut ve dokun: Çalışan QR'ı telefon kamerasıyla okutur, açılan sayfada "Giriş yap" ya da "Çıkış yap"a dokunur. Kayıt sunucu saatiyle yapılır; art arda yapılan çift okutmalar tek kayıt sayılır.
Telefonu olmayan çalışanlar ve saha ekipleri
Girişteki tablet, telefonu olmayanlar için ad seçip PIN ile giriş-çıkış ekranı da sunar (PIN beş kez yanlış girilirse 15 dakika kilitlenir). Şoför, servis teknisyeni gibi sahada çalışanlara "uzaktan giriş-çıkış" izni verirseniz QR okutmadan kendi sayfalarından kayıt yaparlar.
Konum kontrolü
Şubeye konum ve yarıçap tanımladıysanız, çalışan kayıt anında konumunu bir kez paylaşabilir. İş yeri dışından yapılan kayıt engellenmez, mesafesiyle işaretlenir ve panoda "iş yeri dışından yapılan kayıtlar" olarak görünür. Sürekli konum takibi yapılmaz; konum verisi belirlediğiniz süre (varsayılan 90 gün) sonunda silinir.
Program kart okuyucu, yüz tanıma, parmak izi terminali ya da turnike ile entegre çalışmaz; kayıt yalnız QR, tablet PIN'i, kişisel bağlantı ve yöneticinin elle girişiyle alınır. Donanım entegrasyonu gerekiyorsa özel yazılım geliştirme kapsamında değerlendirebiliriz.
Vardiya, geç kalma ve günlük durum takibi
Her vardiyanın başlangıç-bitiş saati, mola süresi ve geç kalma/erken çıkma toleransı tanımlanır. Bitişi başlangıcından önce olan vardiya (ör. 23:00–07:00) gece vardiyası sayılır ve ertesi sabahki çıkış doğru güne yazılır.
- Varsayılan düzen: Her çalışanın vardiyası ve çalışma günleri (ör. Pazartesi–Cumartesi) kartında durur.
- Haftalık çizelge: Yalnız farklı olan günleri değiştirirsiniz (nöbet, gün değişimi); haftayı tek tuşla bir sonrakine kopyalarsınız.
- Günlük durum: Seçtiğiniz gün için herkesin girişi, çıkışı, çalışılan süresi ve durumu: geldi, geç kaldı, erken çıktı, gelmedi, izinli, resmi tatil ya da hafta tatili.
- Elle kayıt ve düzeltme: Unutulan okutmayı yönetici gerekçesiyle girer. Kayıtlar silinmez; düzeltilen kayıt iptal edilir, yenisi ona bağlanır. Kim, ne zaman, neden değiştirdi her zaman görünür.
Türkiye'nin 2026–2027 resmi tatilleri hazır gelir (arifeler yarım gün); Ayarlar'dan ekleyip çıkarabilirsiniz.
İzin yönetimi ve aylık puantaj nasıl hazırlanır?
Çalışan izin talebini kendi telefonundan gönderir: yıllık izin, mazeret izni, rapor ya da ücretsiz izin; tek günlük taleplerde yarım gün. Talep departman yöneticisine (yoksa firma sahibine) e-postayla bildirilir, karar verilince çalışana e-posta gider. Yönetici de çalışan adına izin girebilir; izinler liste ve takvim olarak görünür.
İzin süresi çalışanın çalışma günlerinden sayılır; hafta tatili ve resmi tatiller düşülmez. Yıllık izin hakkı kıdeme göre hesaplanır (varsayılan 1–5 yıl 14, 5–15 yıl 20, 15 yıl ve üzeri 26 gün; firmanıza ya da çalışana göre değiştirilebilir). Sisteme geçerken devreden izinleri açılış bakiyesi olarak girersiniz.
Aylık puantaj
| Puantajda | Ne görünür? |
|---|---|
| Gün gün kod | X geldi, G geç kaldı, E erken çıktı, D devamsız, ? eksik kayıt, Yİ/Mİ/R/Üİ izin türleri, RT resmi tatil, HT hafta tatili, HÇ/TÇ tatilde çalıştı |
| Toplam saat | Molası düşülmüş net çalışma süresi |
| Fazla çalışma | Haftalık 45 saati aşan süre (haftalık sınır Ayarlar'dan değiştirilebilir) |
| Geç, devamsız, izinli | Ay içindeki gün sayıları |
Puantaj yazdırılabilir ya da Excel'de açılan CSV olarak indirilip muhasebecinize veya bordro programınıza verilir; Ateasoft İK ve Bordro kullanıyorsanız puantaj, eksik gün ve fazla mesai bordroya tek tıkla aktarılır; başka bordro programlarına doğrudan aktarım yoktur. Ücret ve fazla mesai uygulamasında İş Kanunu ve güncel mevzuatı mali müşavirinizle kontrol etmenizi öneririz.
Departman yöneticileri, raporlar ve KVKK
Firma sahibi ve yöneticiler tüm çalışanları görür. Ekip arkadaşınızı departman yöneticisi yaparsanız yalnız kendi departmanının çalışanlarını görür, onların izinlerini onaylar ve kayıtlarını düzeltir. Şube, vardiya şablonu ve ayarlar yöneticidedir.
Raporlar seçtiğiniz tarih aralığında (bu hafta, bu ay, son 30 gün ya da özel) her çalışanın çalışma süresini, planlanan süresini, fazla çalışmasını, geç kaldığı, devamsız ve izinli olduğu günleri gösterir; departmanlara göre toplamlar da vardır. Rapor Excel'de açılan CSV olarak indirilir.
Çalışan sayfasında, giriş-çıkış verilerinin hangi amaçla işlendiğini anlatan bir bilgilendirme metni gösterilir; metni kendi şirketinize göre değiştirebilirsiniz. Konum yalnız kayıt anında ve isteğe bağlı alınır, saklama süresi dolunca silinir; giriş-çıkış kaydının kendisi kalır. Aydınlatma ve açık rıza yükümlülükleriniz için güncel KVKK mevzuatını hukuk danışmanınızla değerlendirmenizi öneririz.
PDKS fiyatı ve kurulum
Personel Takip hesap.ateasoft.com üzerinde hazır çalışır; kurulum ve cihaz gerekmez. E-posta adresinizle giriş yapıp firmanızı oluşturduğunuz anda şubenizi ve çalışanlarınızı eklemeye başlarsınız. İlk 14 gün ücretsizdir ve kart bilgisi istenmez. Deneme sonunda işletmenizin ölçeğine, şube sayısına, veri aktarımı ve entegrasyon ihtiyacına göre net bir teklif sunuyoruz; aylık veya yıllık abonelikle devam edersiniz. Tüm özellikler dahildir; çalışan, şube ve tablet sayısı sınırsızdır. Ayrıntılar fiyatlandırma sayfasında.
Kart okuyucu veya turnike entegrasyonu, bordro programına doğrudan aktarım ya da şirketinize özel onay akışları gibi ihtiyaçlar için bizimle iletişime geçin; ayrıca teklif hazırlarız.
Personel Takip yazılımında yer alan modüller
Aşağıdakilerin tamamı hesabınızda bugün kullanıma hazırdır.
- Şubeler, departmanlar ve çalışan kartları
- Telefonla QR giriş-çıkış (her 30 sn değişen QR)
- Basılı (sabit) QR seçeneği
- Tablet kiosk: dönen QR ve PIN ile giriş
- Çalışana kişisel bağlantı (uygulama ve şifre yok)
- Konum ve iş yeri dışı kayıt işaretleme
- Saha çalışanı için uzaktan giriş-çıkış
- Vardiya şablonları ve gece vardiyası
- Haftalık vardiya çizelgesi
- Günlük durum ve eksik kayıt takibi
- Gerekçeli elle kayıt ve düzeltme geçmişi
- İzin talebi, onayı, takvimi ve bakiyesi
- Aylık puantaj: yazdır ve Excel (CSV)
- Tarih aralığı ve departman raporları
- Departman yöneticisi yetkisi
- Resmi tatiller ve KVKK bilgilendirme metni
