PDKS nedir, personel devam kontrol sistemi ne işe yarar?
PDKS, yani personel devam kontrol sistemi, çalışanların işe giriş ve çıkış saatlerini kayıt altına alan, bu kayıtları vardiya ve çalışma kurallarıyla karşılaştırarak mesai, izin ve devamsızlık bilgisini üreten sistemdir. Donanım tarafında kart okuyucu, yüz tanıma cihazı veya mobil uygulama; yazılım tarafında ise kuralları işleten, raporlayan ve bordroya veri hazırlayan bir yönetim paneli bulunur.
Kâğıt imza föyleri veya Excel tabloları küçük ekiplerde idare edebilir. Ancak personel sayısı, vardiya çeşitliliği ve şube sayısı arttıkça bu yöntemler hem zaman kaybına hem de hata ve anlaşmazlığa yol açar. Ay sonunda puantajı hazırlayan ekip günlerini kayıtları karşılaştırmakla geçirir, çalışan ise fazla mesaisinin doğru hesaplanıp hesaplanmadığından emin olamaz.
Bir personel takip programı bu belirsizliği ortadan kaldırır: kayıt otomatik alınır, kural önceden tanımlıdır, hesap her seferinde aynı şekilde yapılır. Hem işveren hem çalışan aynı veriye bakar.
PDKS sistemi nasıl çalışır?
Sistem, kayıttan bordroya kadar birbirine bağlı dört aşamada çalışır:
- Kayıt: Personel giriş ve çıkışta kartını okutur, yüzünü terminale gösterir veya mobil uygulamadan QR kodu okutur. Kayıt, cihaz ve lokasyon bilgisiyle birlikte merkeze iletilir.
- Eşleştirme: Her kayıt, personelin o günkü vardiyasıyla eşleştirilir. Geç kalma, erken çıkma, eksik okutma ve fazla çalışma durumları otomatik tespit edilir.
- Onay: Birim yöneticisi eksik veya hatalı kayıtları düzeltir, fazla mesaileri onaylar. Her düzeltme, kimin ne zaman ve hangi gerekçeyle yaptığıyla birlikte saklanır.
- Puantaj ve aktarım: Dönem sonunda puantaj otomatik oluşur, bordro programına aktarılacak formatta dışa verilir veya entegrasyonla doğrudan iletilir.
Terminallerin internet bağlantısı geçici olarak kesilse bile kayıtlar cihaz belleğinde tutulur ve bağlantı geldiğinde sisteme aktarılır. Bu sayede şube veya saha lokasyonlarında yaşanan kesintiler veri kaybına yol açmaz.
QR, kart ve yüz tanıma terminalleriyle entegrasyon nasıl yapılır?
Her işletmenin fiziksel yapısı ve personel profili farklıdır; bu yüzden tek bir kayıt yöntemi dayatmak doğru değildir. Yazılımımız farklı yöntemlerle entegre çalışabilir ve bunları aynı işletme içinde birlikte kullanmanıza imkân tanır:
| Yöntem | Uygun olduğu ortam | Dikkat edilecek nokta |
|---|---|---|
| Kartlı okuyucu | Fabrika, depo, ofis ve turnikeli girişler | Kart paylaşımı riskine karşı kamera veya ikinci doğrulama değerlendirilebilir. |
| Yüz tanıma terminali | Kartın kaybolma veya paylaşılma riskinin yüksek olduğu işletmeler | Biyometrik veri işlendiği için KVKK gereklilikleri ayrıca değerlendirilmelidir. |
| Mobil QR ve konum | Saha ekipleri, çok şubeli perakende, şantiyeler | Konum doğrulaması ve cihaz eşleştirmesiyle kötüye kullanım sınırlandırılır. |
| Tablet kiosk | Küçük şubeler, mağazalar ve restoranlar | Ek donanım maliyeti düşüktür; kurulum yeri kameradan görülebilir olmalıdır. |
Mevcut terminalleriniz varsa, cihazın veri aktarım desteğine göre entegrasyon sağlanabilir; yeni cihaz alınacaksa ihtiyaca uygun model önerisi yapılır. Resepsiyon veya giriş alanında dokunmatik ekranlı bir çözüm isteyen işletmeler için kiosk yazılımı altyapısıyla birlikte kurgu yapılabilir.
Biyometrik veri ve KVKK
Yüz tanıma ve parmak izi gibi biyometrik veriler, Kişisel Verilerin Korunması Kanunu kapsamında özel nitelikli kişisel veri olarak kabul edilir. Bu verilerin işlenmesinde açık rıza, aydınlatma, alternatif bir kayıt yönteminin sunulması ve saklama süreleri gibi konuların hukuk danışmanınızla birlikte değerlendirilmesini öneririz. Sistem tarafında şablon verilerin güvenli saklanması ve erişimin yetkiyle sınırlandırılması sağlanır.
Mesai hesaplama, izin yönetimi ve puantaj nasıl otomatikleşir?
PDKS'nin asıl değeri, ham giriş-çıkış kayıtlarını işletmenizin kurallarına göre anlamlı bir mesai verisine dönüştürmesidir. Kurulum aşamasında şu kurallar tanımlanır:
- Vardiya ve çalışma süresi: Vardiya başlangıç ve bitiş saatleri, mola süreleri ve haftalık çalışma planı.
- Tolerans: Geç kalma ve erken çıkma için kabul edilen süreler, yuvarlama kuralları.
- Fazla çalışma: Fazla mesainin nasıl hesaplanacağı, onay gerekip gerekmediği ve hangi kalemde raporlanacağı.
- Özel günler: Hafta tatili, resmî tatiller, arife günleri ve gece çalışması.
- İzin türleri: Yıllık izin hakedişleri, mazeret, rapor, ücretsiz izin ve bunların puantajdaki karşılığı.
Çalışma süreleri, fazla çalışma ve yıllık izin konuları İş Kanunu ve ilgili yönetmeliklerle düzenlenir; toplu iş sözleşmesi olan işyerlerinde ek kurallar da uygulanabilir. Hesaplama kuralları kurulumda sizin veya mali müşavirinizin onayıyla tanımlanır; mevzuat değiştiğinde güncel düzenlemeyi kontrol ederek kuralların birlikte güncellenmesini öneririz.
Ay sonunda puantaj, yönetici onaylarıyla birlikte hazır hâle gelir. Bordroya aktarım; kullandığınız bordro programının içe aktarma formatına uygun dosya çıktısıyla veya uygun olduğu durumlarda doğrudan entegrasyonla yapılır. Personel ve maaş maliyetlerini finans tarafında izlemek isteyen işletmeler ön muhasebe programı ile bütünleşik çalışabilir.
Personel takip programı seçerken nelere dikkat edilmeli?
PDKS projeleri çoğu zaman donanım seçimiyle başlar, ancak başarıyı belirleyen yazılımın kural motoru ve raporlama esnekliğidir. Değerlendirmede şu kriterleri öneririz:
| Kriter | Neden önemli? |
|---|---|
| Donanım bağımsızlığı | Tek bir cihaz markasına bağlı kalmamak, mevcut terminalleri kullanabilmek ve ileride değiştirebilmek gerekir. |
| Kural esnekliği | Vardiya, tolerans, fazla mesai ve izin kuralları işletmenize göre tanımlanabilmelidir. |
| Bordro uyumu | Puantajın kullandığınız bordro programına sorunsuz aktarılması ay sonu yükünü belirler. |
| Denetim izi | Kayıtlar üzerinde yapılan her değişikliğin izlenebilmesi anlaşmazlıklarda belirleyicidir. |
| Çoklu lokasyon | Şube, saha ve ofis kayıtlarının tek merkezde birleşmesi gerekir. |
| Veri güvenliği | Kişisel ve biyometrik veriler için yetkilendirme, şifreleme ve yedekleme şarttır. |
| Çalışan erişimi | Personelin kendi kayıtlarını ve izin bakiyesini görebilmesi şeffaflığı ve güveni artırır. |
PDKS fiyatları neye göre belirlenir?
Kurulum; lokasyonlarınızın, personel yapınızın ve vardiya düzeninizin analiziyle başlar. Terminal ihtiyacı ve yerleşimi belirlenir, personel ve departman bilgileri aktarılır, mesai ve izin kuralları tanımlanır. Canlı kullanıma geçmeden önce bir dönem paralel çalışma yapılarak sistemin ürettiği puantaj mevcut yönteminizle karşılaştırılır; farklar kuralların ince ayarıyla giderilir.
Fiyatlandırma; personel ve lokasyon sayısına, terminal tipi ve adedine, mobil uygulama kullanımına ve bordro entegrasyonunun kapsamına göre belirlenir. İşletmenize özgü onay akışları veya İK süreçleri gerekiyorsa özel yazılım geliştirme ile sistem genişletilebilir. İhtiyacınıza göre net bir teklif için bizimle iletişime geçin.
PDKS yazılımında yer alan modüller
Temel giriş-çıkış takibiyle başlayıp işletmenizin ihtiyacına göre aşağıdaki modülleri devreye alabilirsiniz.
- Personel, departman ve lokasyon tanımları
- Kart okuyucu ve yüz tanıma terminal entegrasyonu
- Mobil uygulama ile QR ve konumlu kayıt
- Vardiya tanımları ve vardiya çizelgesi
- Mesai, fazla mesai ve gece çalışması hesabı
- Resmî tatil ve hafta tatili kuralları
- İzin talep, onay ve bakiye yönetimi
- Eksik kayıt düzeltme ve onay akışı
- Geç kalma ve devamsızlık bildirimleri
- Aylık puantaj ve bordroya aktarım
- Çalışan self servis paneli
- Turnike ve kapı geçiş kontrolü entegrasyonu
- Çoklu şube ve merkezi yönetim
- Devamsızlık, mesai ve maliyet raporları