Site yönetim programı nedir, neden gereklidir?
Site yönetim programı, apartman ve sitelerde aidat tahakkuku, tahsilat, gider kaydı, kasa ve banka takibi, sakin iletişimi ve yasal süreçlerin tek bir sistem üzerinden yürütülmesini sağlayan yazılımdır. Küçük bir apartmanda defter ve tablo ile idare etmek mümkün görünse de bağımsız bölüm sayısı arttıkça, kiracı ve malik ayrımı, farklı arsa payları, yakıt paylaşımı ve gecikme hesapları işin içine girdikçe elle takip hızla hataya açık hâle gelir.
Apartman yönetiminde en sık yaşanan sorunlar aslında teknik değil, güvenle ilgilidir: "Aidatım neden bu kadar?", "Toplanan para nereye harcandı?", "Benim ödemem neden görünmüyor?" soruları yöneticinin zamanının büyük kısmını alır. İyi bir apartman yönetim programı bu soruların cevabını sakinin cebine koyar. Borç, ödeme ve gider bilgisi ilgili herkesin görebildiği, düzenli kayıtlara dayandığında tartışmaların önemli bir kısmı kendiliğinden ortadan kalkar.
Yazılımın yöneticiye kazandırdıkları üç başlıkta özetlenebilir:
- Doğruluk: Tahakkuk, gecikme tazminatı ve gider paylaşımı kurala bağlı olarak otomatik hesaplanır; formül hatası ve atlanan daire riski ortadan kalkar.
- Zaman: Toplu tahakkuk, ödemelerin borçlara otomatik dağıtımı, toplu duyuru ve hazır raporlar sayesinde ay sonu işlemleri saatler yerine dakikalar sürer.
- Şeffaflık: Sakinler kendi hesaplarını, duyuruları ve paylaşılan kararları sakin portalından izler, yönetime duyulan güven artar.
Aidat takibi ve tahsilat nasıl yapılır?
Aidat takibinin temeli doğru kurulmuş bir blok ve daire yapısıdır. Sistemde her site; bloklar, bağımsız bölümler, arsa payları, metrekareler, ısınma payları, malik ve kiracı bilgileriyle tanımlanır. Bir dairenin satılması veya kiracının değişmesi durumunda geçmiş kayıtlar korunur, yeni dönem borçları doğru kişiye yazılır.
Aylık süreç şöyle işler:
- Tahakkuk: Aidat, yakıt avansı, demirbaş veya ek toplama kalemleri seçilen paylaşım kuralına göre tek işlemle tüm dairelere borç olarak yazılır.
- Bildirim: Borç bilgisi sakin portalında anında görünür; borçlulara e-postayla hatırlatma gönderilir (SMS yakında).
- Tahsilat: Banka havalesi veya elden gelen ödemeler tahsilat olarak kaydedilir; tutar en eski borçtan başlayarak otomatik dağıtılır.
- Takip: Vadesi geçen borçlar için gecikme tazminatı tek işlemle hesaplanır, borçlu listesi anlık oluşur ve tek tıkla hatırlatma gönderilir.
Gecikme tazminatı nasıl hesaplanır?
634 sayılı Kat Mülkiyeti Kanunu'nun 20. maddesi, ortak gider ve avans payını zamanında ödemeyen kat malikinin geciktiği günler için aylık yüzde beş hesabıyla gecikme tazminatı ödeyeceğini düzenler. Programda bu oran, seçtiğiniz tarih itibarıyla vadesi ve ek süresi geçmiş ödenmemiş tutar üzerinden, bileşik olmadan hesaplanır ve borç dökümünde ana borçtan ayrı bir kalem olarak gösterilir; oranı ve ek süreyi yönetim planınıza göre değiştirebilirsiniz. Uygulamanın ayrıntıları, kiracının sorumluluğu ve yönetim planınızdaki özel hükümler konusunda güncel mevzuatı ve gerekirse bir hukukçunun görüşünü esas almanızı öneririz; yazılım, belirlediğiniz kuralı tutarlı biçimde uygular.
Havale ile gelen ödemeler
Aidat tahsilatının büyük kısmı havale ile gelir ve açıklamaya "D12 aidat", "Ahmet Bey Eylül" gibi farklı ifadeler yazılır. Aidat takip programımızda sakinler ödeme yapacakları IBAN'ı portalda görür; yönetici gelen havaleyi daireyi seçerek tahsilat olarak kaydeder, tutar en eski borçtan başlayarak otomatik dağıtılır ya da isterseniz borçlara elle paylaştırılır. Banka ekstresini içe aktarıp otomatik eşleştirme ve kartla online aidat ödeme şu an bulunmuyor.
Ortak giderler arsa payına mı, eşit mi paylaştırılır?
Kat Mülkiyeti Kanunu'na göre ortak giderler, yönetim planında aksine bir hüküm yoksa kural olarak kat maliklerinin arsa payları oranında paylaştırılır. Kapıcı, kaloriferci ve bahçıvan gibi hizmet giderlerinde ise kanun eşit paylaşımı esas alır. Ancak birçok site, yönetim planı veya genel kurul kararıyla farklı kurallar benimser. Bu nedenle yazılımın tek bir paylaşım yöntemine sıkışmaması gerekir.
| Paylaşım yöntemi | Tipik kullanım alanı |
|---|---|
| Arsa payına göre | Genel bakım-onarım, sigorta, ortak alan giderleri |
| Eşit paylaşım | Personel giderleri, yönetim hizmeti, bazı sabit ücretler |
| Metrekareye göre | Yönetim planının öngördüğü durumlarda ısınma ve bakım giderleri |
| Isınma payına göre | Merkezi ısınma giderlerinin daireye özel ısınma payı oranıyla dağıtılması |
| Daire tipine göre sabit tutar | Konut, dükkân ve ofisin farklı aidat ödediği karma yapılar |
Programda her gider kaydı eşit, metrekare, arsa payı veya ısınma payı ile dairelere dağıtılabilir; aidat planında ise tutarı paylaşım yöntemine veya daire tipine göre belirlersiniz. Sayaç veya pay ölçer okumasına dayalı paylaşım şu an bulunmuyor; sayaç okumaları için sayaç takip yazılımı çözümümüzü inceleyebilirsiniz.
İşletme projesi ve genel kurul süreci nasıl yönetilir?
İşletme projesi, sitenin bir yıllık tahmini gelir ve giderlerini ve bunların bağımsız bölümlere düşen payını gösteren bütçedir. Kanun, yöneticinin işletme projesini hazırlayıp kat malikleri kurulunun onayına sunmasını öngörür. Programda aidat planına kategori bazında yıllık bütçe girilir; geçmiş yılın gerçekleşen giderleri kalem kalem hazır olduğu için yeni yılın bütçesini hazırlamak ve artışları yansıtmak çok daha hızlıdır. Yıl sonunda bütçe ile gerçekleşen tutarlar genel kurul raporunda yan yana gösterilir.
Genel kurul hazırlığında sistem şu adımlarda destek olur:
- Toplantı çağrısının duyuru olarak sakin portalında yayınlanması ve kat maliklerine e-postayla gönderilmesi; gönderimlerin bildirim geçmişinde kayıtlı olması
- Bütçe-gerçekleşen karşılaştırması, hesap bakiyeleri ve borçlu listesini içeren yıllık genel kurul raporunun hazır olarak yazdırılması
- Aylık gelir-gider tablosunun dönem bazında sunulması
- Alınan kararların karar defterine işlenmesi ve dilenirse sakinlerle paylaşılması
Yazılım kararları düzenli ve aranabilir biçimde arşivler; ancak karar defterinin tutulması ve onaylatılması gibi şekli yükümlülükler mevzuatta ayrıca düzenlenmiştir. Dijital kayıt bu yükümlülüklerin yerine geçmez, onları kolaylaştırır. Güncel usul kuralları için mevzuatı kontrol etmenizi öneririz.
Profesyonel site yönetimi şirketleri için çoklu site yapısı
Profesyonel site yönetimi yapan şirketler için asıl zorluk tek bir sitenin işleri değil, onlarca sitenin aynı anda ve aynı disiplinle yürütülmesidir. Her sitenin kasası, banka hesabı, işletme projesi, personeli ve tedarikçileri ayrıdır; ama şirket yönetimi hepsini tek bakışta görmek ister.
Çoklu site yapısında her site kendi blokları, daireleri ve kayıtlarıyla ayrı tutulur; ekranlarda site filtresiyle çalışılır, sözleşmesi biten site arşivlenebilir. Rol bazlı yetkilendirme sayesinde aidat, tahsilat, gider, kasa-banka ve raporlar yalnızca yönetici yetkisine açıktır; saha personeli daireler, sakinler, duyurular ve taleplerle çalışır.
Güvenlik ve süreklilik tarafında veriler düzenli olarak yedeklenir, erişimler şifreli bağlantı üzerinden yapılır ve kişisel veriler KVKK'ya uygun rol ve yetki kurallarıyla korunur. Daireler, sakinler, borçlular, tahsilatlar ve giderler CSV olarak dışa aktarılabilir; veri sahipliğinin yönetimde kalması temel ilkedir. Standart yapının karşılamadığı özel iş akışları için özel yazılım geliştirme ile ek modüller tasarlanabilir.
Site yönetim yazılımı seçerken nelere dikkat edilmeli, fiyatlar neye göre belirlenir?
| Kriter | Neden önemli? |
|---|---|
| Esnek paylaşım kuralları | Her site aynı yönetim planına sahip değildir; kalem bazında farklı paylaşım yapılabilmelidir. |
| Otomatik borç dağıtımı | Gelen ödemenin hangi borca sayılacağı otomatik belirlenmezse ay sonu mutabakatı uzar. |
| Sakin portalı | Sakin borcunu ve ekstresini kendisi görebildiğinde yöneticiye gelen soru sayısı azalır. |
| Denetlenebilirlik | Silinen veya değiştirilen kayıtların izi kalmalı; denetim kurulu raporlara doğrudan erişebilmelidir. |
| Veri sahipliği ve yedekleme | Site verisi yönetime aittir; düzenli yedeklenmeli ve istendiğinde dışa aktarılabilmelidir. |
| Ölçeklenebilirlik | Tek apartmandan çok bloklu sitelere ve çoklu site portföyüne sorunsuz büyüyebilmelidir. |
Site yönetim yazılımımız hesap.ateasoft.com üzerinde hazır çalışır; kurulum gerekmez. Bloklarınızı ve dairelerinizi toplu oluşturabilir, daire, malik, kiracı ve plaka listelerinizi Excel'den kaydedeceğiniz CSV dosyasıyla kendiniz aktarabilirsiniz; isterseniz ekibimiz yardımcı olur. İlk 14 gün ücretsizdir ve kart bilgisi istenmez. Deneme sonunda işletmenizin ölçeğine, şube sayısına, veri aktarımı ve entegrasyon ihtiyacına göre net bir teklif sunuyoruz; aylık veya yıllık abonelikle devam edersiniz. Tüm özellikler dahildir, kullanıcı sınırı yoktur; ayrıntılar fiyatlandırma sayfasında. Büyük portföyler ve özel ihtiyaçlar için bizimle iletişime geçin.
Site yönetim yazılımında yer alan modüller
Aşağıdakilerin tamamı hesabınızda bugün kullanıma hazırdır; "yakında" ile işaretli olanlar geliştirme aşamasındadır.
- Site, blok ve bağımsız bölüm tanımları (toplu oluşturma)
- Kat maliki ve kiracı kartları, el değiştirme geçmişi
- Aidat planı, yıllık bütçe ve toplu tahakkuk
- Gecikme tazminatı hesaplama
- Tahsilat, makbuz ve borçlara otomatik dağıtım
- Borçlu listesi ve e-posta hatırlatma
- Gider kaydı ve ortak gider dağıtımı
- Kasa ve banka hesapları, virman
- Gelir-gider ve yıllık genel kurul raporu
- Duyurular, belgeler ve karar defteri
- Arıza ve talep takibi
- Sakin portalı (şifresiz e-posta bağlantısıyla)
- Çoklu site ve rol bazlı yetkilendirme
- CSV ile içe ve dışa aktarım
- SMS bildirim (yakında)
