B2B sipariş sistemi nedir, kimler kullanır?
B2B sipariş sistemi, üretici, distribütör ve toptancı firmaların bayilerinden, alt bayilerinden veya kurumsal müşterilerinden sipariş aldığı, internet üzerinden 7/24 erişilen kapalı bir sipariş portalıdır. Perakende e-ticaretten temel farkı şudur: herkes aynı fiyatı görmez. Her bayinin kendi fiyat listesi, iskonto oranı, ödeme vadesi, risk limiti ve cari bakiyesi vardır; portal da bu ticari ilişkiyi birebir yansıtır.
Pek çok firmada bayi siparişleri hâlâ telefon, e-posta, faks veya mesajlaşma uygulamaları üzerinden alınır. Sipariş, satış ekibi tarafından muhasebe veya ERP programına elle yeniden girilir. Bu süreç hem satış ekibinin zamanını tüketir hem de yanlış ürün kodu, eski fiyat ve gözden kaçan sipariş gibi hataları beraberinde getirir. Bayi sipariş programı bu döngüyü kırar: bayi siparişini doğru fiyatla kendisi girer, sipariş kontrollü bir onay akışından geçip doğrudan ERP'ye aktarılır.
B2B portal özellikle şu yapılarda hızlı karşılık verir:
- Üreticiler: Yurt içi bayi ağına ve yurt dışı distribütörlere ürün satan imalat firmaları.
- Distribütörler: Çok sayıda markayı bölgesindeki perakendecilere dağıtan firmalar.
- Toptancılar: Geniş ürün yelpazesiyle esnafa ve kurumsal müşterilere satış yapan işletmeler.
- Yedek parça ve teknik ürün satıcıları: Binlerce kalemin kod, muadil ve uyumluluk bilgisiyle arandığı yapılar.
Bayiye özel fiyat, iskonto ve risk limiti nasıl yönetilir?
Bir toptan satış yazılımının değeri, ticari kurallarınızı ne kadar doğru uyguladığıyla ölçülür. Sistem şu fiyatlandırma katmanlarını birlikte çalıştırabilir:
| Kural | Nasıl çalışır? |
|---|---|
| Fiyat listesi | Bayi grubuna (ör. A, B, C sınıfı) veya tek bir bayiye özel liste atanır. ERP'deki fiyat listeleriyle eşleştirilebilir. |
| Kademeli iskonto | Birden fazla iskonto oranı art arda uygulanır; ürün grubu veya marka bazında farklılaştırılabilir. |
| Miktar bazlı fiyat | Koli, palet veya belirli adet eşiklerinde otomatik fiyat indirimi devreye girer. |
| Vade ve ödeme şekli | Peşin, kartla veya vadeli ödemeye göre farklı fiyat ya da iskonto uygulanabilir. |
| Döviz bazlı fiyat | Döviz cinsinden tanımlı ürünler güncel kurla bayiye gösterilir, sipariş anındaki kur kayıt altına alınır. |
Finans tarafında bayi, portala girdiğinde cari bakiyesini, vadesi gelmiş ve gelecek borçlarını, açık siparişlerini ve kalan risk limitini görür. Cari ekstre ve fatura geçmişi PDF olarak indirilebilir; bu da muhasebe ekibine gelen "ekstre gönderir misiniz" taleplerini azaltır. Risk limitini aşan veya vadesi geçmiş borcu olan bayinin siparişi otomatik olarak finans onayına düşer ya da sipariş bloke edilir; kuralı siz belirlersiniz.
B2B portal ERP ve muhasebe yazılımıyla nasıl entegre çalışır?
B2B portal ayrı bir veri adası olmamalıdır. Stok, fiyat ve cari bilgisinin tek doğru kaynağı genellikle ERP veya muhasebe yazılımınızdır; portal bu verileri okur, siparişleri ise geri yazar. Kullandığınız ERP veya muhasebe yazılımının sunduğu servisler, veritabanı yapısı veya dosya aktarım yöntemleri üzerinden entegrasyon sağlanabilir.
Tipik bir entegrasyonda veri akışı şöyledir:
- ERP'den portala: Ürün kartları, stok miktarları, fiyat listeleri, bayi cari kartları, bakiye ve risk bilgileri belirli aralıklarla veya anlık olarak aktarılır.
- Portaldan ERP'ye: Onaylanan siparişler, sipariş fişi olarak ilgili bayi carisine işlenir; online tahsilatlar tahsilat kaydı olarak aktarılır.
- Durum geri bildirimi: Siparişin sevk edildiği, faturalandığı ve kargo bilgisi bayiye portal üzerinden ve e-postayla bildirilir.
Henüz kapsamlı bir ERP kullanmayan işletmeler için portal, ön muhasebe programı ve stok takip programı ile birlikte kurgulanabilir. Entegrasyon projelerinde veri eşleştirme, hata kayıtları ve senkronizasyon izleme ekranları kapsamın parçasıdır; bir aktarım başarısız olduğunda sessizce kaybolmaz, ilgili ekibe bildirilir.
Plasiyer uygulaması ve sipariş onay akışı nasıl işler?
Her bayi siparişini kendisi girmek istemez; sahada bayi ziyaret eden satış temsilcileri, yani plasiyerler, hâlâ satışın merkezindedir. Plasiyer mobil uygulaması ile temsilci ziyaret sırasında bayinin cari durumunu, geçmiş siparişlerini ve güncel kampanyaları görür, siparişi bayiyle birlikte oluşturur. Ziyaret kaydı, konum bilgisi ve tahsilat girişi aynı uygulamadan yapılır. Bağlantının zayıf olduğu bölgelerde girilen siparişler cihazda saklanır ve bağlantı geldiğinde gönderilir.
Siparişin kim tarafından girildiğinden bağımsız olarak onay akışı kurallarla çalışır. Örnek bir kurgu:
- Standart fiyat ve risk limiti içindeki siparişler otomatik onaylanır.
- Ek iskonto talep edilen siparişler bölge satış müdürüne gider.
- Risk limitini aşan siparişler finans ekibinin onayını bekler.
- Özel üretim gerektiren kalemler üretim planlamaya bildirilir.
Her onay adımı kayıt altında tutulur; bir siparişin neden beklediği hem bayi hem de iç ekip tarafından şeffaf biçimde görülür. Bayi ilişkilerini, ziyaret planlarını ve fırsatları daha ayrıntılı yönetmek isteyen ekipler için CRM yazılımı ile entegre bir yapı kurulabilir.
Bayi yönetim sistemi seçerken nelere dikkat edilmeli?
Bir bayi yönetim sistemi yıllarca kullanılacak bir altyapıdır ve bayi ağınızın sizinle çalışma deneyimini doğrudan belirler. Karar verirken şu soruları sorun:
- Fiyat kurallarınızın tamamı uygulanabiliyor mu? Kademeli iskonto, özel fiyat ve kampanya bir arada doğru hesaplanmıyorsa ekip yine elle düzeltme yapar.
- ERP entegrasyonu kimin sorumluluğunda? Entegrasyonu yazılım firmasının üstlenmesi ve sürdürmesi, sorunların taraflar arasında kalmasını önler.
- Bayi için kullanımı kolay mı? Ürün kodu veya barkodla hızlı arama, önceki siparişi tekrarlama ve Excel'den sipariş yükleme gibi özellikler bayinin portalı benimsemesini sağlar.
- Yetki ve güvenlik: Bayinin yalnızca kendi verisini görmesi, alt kullanıcı tanımlanabilmesi ve tüm işlemlerin kayıt altında tutulması gerekir.
- Ölçeklenme: Ürün kataloğu ve bayi sayısı büyüdüğünde arama ve fiyat hesaplama hızlı kalmalıdır.
Kampanya ve raporlama
Kampanyalar yalnızca belirli bayi gruplarına, bölgelere veya tarih aralıklarına göre hedeflenebilmelidir; bayi portala girdiğinde kendisine geçerli kampanyayı ve hedefe ne kadar kaldığını görmelidir. Yönetim tarafında ise bayi bazında ciro ve sipariş sıklığı, uzun süredir sipariş vermeyen bayiler, plasiyer performansı, tahsilat durumu ve en çok satan ürün grupları gibi raporlar karar almayı hızlandırır. Raporların Excel'e aktarılabilmesi ve yetkiye göre filtrelenmesi, bölge müdürlerinin yalnızca kendi bölgelerini görmesini sağlar.
Portalı aynı zamanda perakende müşterilere açmayı düşünüyorsanız e-ticaret yazılımı ile ortak ürün ve stok altyapısı kullanılabilir.
B2B sipariş sistemi fiyatları neye göre belirlenir?
Fiyatı belirleyen başlıca etkenler; bağlanacak ERP veya muhasebe sisteminin yapısı, fiyatlandırma kurallarının karmaşıklığı, onay akışlarının kapsamı, plasiyer uygulaması ihtiyacı, çok dilli ve dövizli kullanım ile online tahsilat gibi ek modüllerdir. Proje; mevcut sipariş sürecinizin ve fiyat kurallarınızın analiziyle başlar, entegrasyon testleri ve pilot bayi grubuyla yapılan denemelerin ardından tüm bayi ağına açılır. Bayilere yönelik kullanım dokümanı ve iç ekip eğitimi süreç içinde verilir.
Hazır paket dayatmak yerine satış yapınızı dinleyip net bir teklif hazırlıyoruz. Görüşme planlamak için iletişim sayfamızdan bize ulaşın.
B2B bayi portalında yer alan modüller
Temel sipariş portalının üzerine, satış ve finans süreçlerinize göre aşağıdaki modüller eklenebilir.
- Bayi, alt kullanıcı ve yetki yönetimi
- Bayiye özel fiyat listesi ve kademeli iskonto
- Ürün kataloğu, kod ve barkodla hızlı arama
- Excel ile toplu sipariş ve sipariş tekrarlama
- Cari bakiye, ekstre ve risk limiti
- Kurala dayalı sipariş onay akışı
- Stok ve temin süresi görünürlüğü
- Sanal POS ile online tahsilat
- Kampanya, paket teklif ve duyuru yönetimi
- ERP ve muhasebe entegrasyonu
- Plasiyer mobil uygulaması ve ziyaret takibi
- Sevkiyat, fatura ve kargo durumu bildirimi
- Çok dil ve döviz bazlı fiyatlandırma
- Bayi, bölge, plasiyer ve ürün raporları