Oto servis programı nedir, kimler kullanır?
Oto servis programı, araç bakım ve onarımı yapan işletmelerin araç kabulünü, iş emirlerini, kullanılan parçaları, işçiliği, müşteri onaylarını ve tahsilatı tek bir sistemde yönetmesini sağlayan yazılımdır. Merkezde her zaman plaka vardır: Araç servise ikinci kez geldiğinde önceki tüm işlemler, değişen parçalar ve kilometre geçmişi tek tıkla görünür.
Programı kullanan işletmeler şunlardır:
- Özel oto servisler ve tamirhaneler: Mekanik, elektrik ve periyodik bakım işlerini iş emriyle yönetir.
- Oto sanayi sitesindeki ustalar: Kaporta, boya, şanzıman, egzoz veya klima gibi uzmanlık alanlarında iş takibi yapar.
- Lastikçi ve hızlı servisler: Yağ değişimi, balans ve fren gibi kısa işlerde yoğun araç trafiğini düzenler.
- Kurumsal filo servisleri: Şirket araçlarının bakımını masraf merkezine bağlı iş emirleriyle yürütür.
- Ekspertiz noktaları: Alım-satım öncesi kontrolleri standart raporlarla belgeler.
Teknik servis programından farkı nedir?
Beyaz eşya, elektronik veya klima servisi gibi cihaz odaklı işlerde seri numarası, garanti ve saha ziyareti öne çıkar; bu ihtiyaçlar için teknik servis takip programı daha uygundur. Oto servis programı ise plaka, şasi numarası, kilometre, periyodik bakım aralıkları, sigorta ve ekspertiz gibi araca özgü kavramlar üzerine kuruludur.
Oto sanayi iş emri programı ile servis süreci nasıl işler?
Tamirhanelerde gelir kaybının önemli bir kısmı, yazılmayan parçalar, unutulan işçilikler ve sözlü verilip sonra tartışılan onaylardan doğar. İş emri bu belirsizliği adım adım ortadan kaldırır.
- Araç kabulü: Plaka girilir; kayıtlı araçsa bilgiler gelir, yeni araçsa ruhsat bilgileri eklenir. Km, yakıt seviyesi ve mevcut hasarlar fotoğrafla kaydedilir.
- Şikâyet ve teşhis: Müşterinin anlattığı sorun yazılır, usta arıza tespitini iş emrine ekler.
- Teklif ve onay: Parça ve işçilik kalemleriyle tahmini tutar çıkarılır, müşteri onayı alınır.
- Ek iş onayı: Söküm sırasında başka bir sorun çıkarsa fotoğraf ve fiyatla birlikte müşteriye onay linki gönderilir.
- Onarım: İşler ustalara atanır, kullanılan parçalar stoktan düşer, işçilik süresi kaydedilir.
- Kontrol ve teslim: Son kontrol yapılır, müşteriye "aracınız hazır" mesajı gider, fatura ve tahsilat iş emrinden oluşturulur.
Kabul sırasında ve teslim öncesinde uygulanacak kontrol maddelerini standart hâle getirmek için dijital kontrol listesi uygulaması iş emrine bağlanabilir.
Müşteriden ek iş onayı nasıl alınır?
Tamirhanelerde en sık yaşanan anlaşmazlıklardan biri, telefonda "yapın" denen ek işin faturada itiraza dönüşmesidir. Onay linki bu konuşmayı belgeye dönüştürür.
- Usta, tespit ettiği ek arızanın fotoğrafını veya kısa videosunu çeker.
- Sistem parça ve işçilik kalemleriyle birlikte yeni tutarı hesaplar.
- Müşteriye SMS veya WhatsApp üzerinden bir link gider; müşteri fotoğrafları görür, kalemleri tek tek onaylar veya reddeder.
- Onay tarihi, saati ve onaylanan kalemler iş emrine işlenir; reddedilen işler "önerildi, yapılmadı" olarak kayıtta kalır.
Reddedilen öneriler kaybolmaz: Müşteri bir sonraki bakımında geldiğinde ekranda hatırlatma olarak görünür. Bu yaklaşım hem güveni artırır hem de ileride ortaya çıkabilecek "bize söylenmedi" tartışmalarının önüne geçer.
Araç bakım hatırlatma ve ekspertiz raporu nasıl hazırlanır?
Periyodik bakım, servisin düzenli gelir kaynağıdır; ancak müşteri bakım zamanını çoğu zaman unutur ya da ilk gördüğü servise gider. Program, her iş emrinde bir sonraki bakımın tarihini veya km'sini kaydeder. Zamanı yaklaştığında müşteriye kişiselleştirilmiş bir hatırlatma ve randevu daveti gönderilir. Muayene tarihi de araç kartına girilirse muayene öncesi kontrol için ayrıca hatırlatma yapılabilir.
Ekspertiz raporu şablonları
| Kontrol grubu | Raporda yer alanlar |
|---|---|
| Kaporta ve boya | Parça bazında orijinal, boyalı, lokal boyalı veya değişen işaretlemesi; boya kalınlığı ölçümleri ve fotoğraflar. |
| Motor ve şanzıman | Sızıntı, ses, performans ve arıza kodu okuma sonuçları. |
| Yürüyen aksam ve fren | Amortisör, rot-balans, fren balata ve disk durumu. |
| Elektrik ve donanım | Aydınlatma, klima, cam ve elektronik donanım kontrolleri. |
| Genel değerlendirme | Ustanın notları, öneriler ve tarih-saat damgalı imza. |
Rapor, işletmenizin logosuyla PDF olarak oluşturulur ve müşteriye linkle iletilir. Şablonlar işletmenizin kontrol listesine göre uyarlanabilir.
Tamirhane programı seçerken nelere dikkat edilmeli?
Piyasadaki birçok genel ön muhasebe yazılımı fatura keser ama iş emri, araç geçmişi ve usta takibini karşılamaz. Bir tamirhane programında şunlara bakmanızı öneririz:
- Plaka merkezli kayıt: Araç el değiştirse bile geçmiş plakaya ve şasiye bağlı kalmalı.
- Sahada kullanılabilirlik: Usta, tablet veya telefondan fotoğraf ekleyip iş durumunu güncelleyebilmeli.
- Stok ve tedarikçi bağlantısı: Parça kullanımı stoğa doğrudan yansımalı; ayrıntılı depo yönetimi için stok takip programı ile entegre çalışabilmeli.
- Muhasebe aktarımı: Fatura ve tahsilatlar kullandığınız muhasebe yazılımına aktarılabilmeli.
- Veri sahipliği: Müşteri ve araç verisi düzenli yedeklenmeli, istendiğinde dışa aktarılabilmeli.
Lastik saklama hizmeti de veriyorsanız lastik oteli programı aynı müşteri ve araç kaydını kullanır. Kurumsal filo müşterileriniz için araç bazlı masraf raporları araç filo takip programı ile paylaşılabilir.
Oto servis programı kurulumu nasıl yapılır, fiyat neye göre belirlenir?
Kurulum; işletmenizin hizmet ve işçilik kalemlerinin, parça listesinin, usta ve kullanıcıların tanımlanmasıyla başlar. Eski programınızdaki veya Excel'deki müşteri, araç ve stok kayıtları aktarılır. İş emri ve ekspertiz şablonları, mesaj metinleri ve fatura görünümü işletmenize göre düzenlenir; danışman ve ustalara uygulamalı eğitim verilir.
Fiyatlandırma; şube ve kullanıcı sayısına, mobil kullanım, ekspertiz modülü, SMS ve WhatsApp entegrasyonu ile muhasebe aktarımı gibi ihtiyaçlara göre belirlenir. Servisinize uygun net bir teklif için bizimle iletişime geçin.
Oto servis ve tamirhane programında yer alan modüller
Araç kabulü ve iş emri modülleriyle başlayın; ekspertiz, hatırlatma ve entegrasyon modüllerini işletmenizin ihtiyacına göre ekleyin.
- Müşteri, araç, plaka ve şasi kartları
- Fotoğraflı araç kabulü ve hasar işaretleme
- Dijital iş emri ve imzalı kabul
- Teklif hazırlama ve onay süreci
- SMS ve WhatsApp ile müşteri onay linki
- Usta atama ve işçilik süresi takibi
- Yedek parça, stok ve tedarikçi yönetimi
- Araç durum bildirimleri
- Periyodik bakım ve muayene hatırlatmaları
- Ekspertiz raporu şablonları ve PDF çıktı
- Fatura, tahsilat ve müşteri carisi
- Sigorta ve filo müşterisi carisi
- Servis, usta ve parça kârlılık raporları
- Rol bazlı yetkilendirme ve işlem kayıtları