Demirbaş takip programı nedir, neden gerekir?
Demirbaş takip programı, işletmenin uzun süre kullandığı bilgisayar, telefon, mobilya, makine, alet, araç ve cihaz gibi varlıklarının kaydını, konumunu, sorumlusunu ve yaşam döngüsünü izleyen yazılımdır. Satın almadan hurdaya ayrılmaya kadar her demirbaşın hikâyesi tek kartta toplanır.
Demirbaş sayısı birkaç yüzü geçtiğinde Excel listeleri hızla güncelliğini yitirir. Sık görülen sorunlar şunlardır:
- Bir dizüstü bilgisayarın hangi personelde olduğu bilinmez, personel ayrıldığında iade alınmaz.
- Şubeler veya şantiyeler arasında taşınan ekipmanın kaydı tutulmaz, sayımda bulunamaz.
- Garanti süresi dolmuş cihaz için ücretli servis yapılır, oysa garanti kapsamındaydı.
- Muhasebedeki demirbaş listesi ile fiziksel durum yıllar içinde birbirinden uzaklaşır.
Bu ihtiyaç; ofisleri ve şubeleri olan şirketlerde, okul ve hastanelerde, otellerde, belediye ve kamu kurumlarında, ekipmanı şantiyeler arasında dolaşan inşaat firmalarında ve çok sayıda alet kullanan üretim tesislerinde belirgin şekilde ortaya çıkar.
Demirbaş takip yazılımı bu kopukluğu giderir: fiziksel varlık etiketle kayda bağlanır, her hareket işlenir ve sayım, kayıt ile gerçeği düzenli aralıklarla eşleştirir.
Zimmet takip programı ile zimmet formu nasıl hazırlanır?
Zimmet, bir demirbaşın kullanım ve koruma sorumluluğunun belirli bir personele verilmesidir. Kâğıt zimmet tutanakları dosyalarda kaybolur ve personel ayrılırken eksiksiz kontrol yapılamaz. Zimmet takip programı bu süreci şöyle yürütür:
- Zimmet verme: Demirbaşın etiketi okutulur, personel seçilir; zimmet tarihi, demirbaşın durumu ve aksesuarları (şarj aleti, çanta vb.) kaydedilir.
- Tutanak ve imza: Zimmet tutanağı otomatik oluşur, personel ekrana imza atar. PDF tutanak personelin dosyasına bağlanır.
- Devir: Demirbaş bir personelden diğerine geçerken eski zimmet kapanır, yenisi açılır; arada sahipsiz kalma durumu oluşmaz.
- İade: İade sırasında demirbaşın durumu fotoğrafla kaydedilir, hasar veya eksik varsa not düşülür.
Personel çıkışında zimmet iadesi
İşten ayrılış sürecinde personelin üzerindeki tüm zimmetler tek listede görünür. İnsan kaynakları, bilgi işlem ve ilgili birimler kendi kalemlerini teslim alıp onaylar. İade edilmemiş kalem varsa süreç tamamlanmadı olarak işaretlenir. Personel bilgilerinin personel takip sistemi ile entegre edilmesi, çıkış kaydı açıldığı anda bu kontrolün başlamasını sağlar.
Demirbaş sayımı nasıl yapılır?
Demirbaş sayımı, kayıtlı varlıkların fiziksel olarak yerinde olup olmadığının kontrolüdür. Etiketli bir sistemde sayım, liste üzerinden tek tek işaretleme yerine telefonla okutma yöntemiyle yapılır.
| Sayım adımı | Uygulamada karşılığı |
|---|---|
| Sayım planı | Sayılacak lokasyonlar ve sorumlu ekipler belirlenir, her ekibe kendi oda veya bölge listesi atanır. |
| Okutma | Ekip odadaki etiketleri telefonla okutur; çevrimdışı ortamda da çalışır. |
| Bulunan fazla | Başka lokasyonda kayıtlı demirbaş bulunduğunda transfer önerisi çıkar. |
| Bulunamayan | Beklenip okutulmayan demirbaşlar listelenir, araştırma için sorumluya atanır. |
| Etiketsiz varlık | Sayım sırasında etiketsiz bulunan varlık fotoğrafla yeni kayıt olarak açılabilir. |
| Kapanış | Sayım fark raporu onaylanır, kayıtlar güncellenir ve sayım tutanağı arşivlenir. |
Büyük yapılarda sayım tek seferde yapılmak zorunda değildir. Lokasyonlar dönemlere bölünerek dönüşümlü sayım uygulanabilir; her ay farklı bir bina veya kat sayılır ve yıl sonunda tüm envanter en az bir kez doğrulanmış olur.
Düzenli yapılan sayımlar, kayıt ile fiziksel durum arasındaki farkın birikmesini önler. Ofis dışındaki ekipmanlar için de aynı yöntem kullanılır; araçlarınızı ayrıca izlemek isterseniz araç filo takip programı sayfamıza göz atabilirsiniz.
Demirbaş amortismanı programda nasıl izlenir?
Amortisman, iktisadi kıymetin maliyetinin faydalı ömrü boyunca gider olarak dağıtılmasıdır. Programda her demirbaş için maliyet bedeli, aktifleştirme tarihi, faydalı ömür ve amortisman yöntemi kaydedilir; dönemsel amortisman tutarı ve net defter değeri hesaplanarak izlenir.
- Yöntem: Normal veya azalan bakiyeler yöntemi gibi uygulanan yöntem demirbaş bazında tanımlanır.
- Faydalı ömür: Ülkemizde faydalı ömürler Hazine ve Maliye Bakanlığı'nın yayımladığı listeye göre belirlenir; programda kategori bazında varsayılan değer tanımlanabilir.
- Doğrudan gider yazma sınırı: Belirli tutarın altındaki alımların doğrudan gider yazılabilmesine ilişkin sınır her yıl güncellenir; güncel tutarı mali müşavirinizle kontrol edin.
- Hurdaya ayırma ve satış: Demirbaş elden çıkarıldığında tarih, gerekçe ve varsa satış bedeli kaydedilir.
Programdaki amortisman bilgisi yönetim raporlaması ve kontrol amaçlıdır; resmî muhasebe kayıtları muhasebe yazılımınızda tutulur. Bu iki taraf arasında demirbaş listesi ve amortisman tablosu aktarımı kurulabilir; ön muhasebe programı veya kullandığınız ERP ile entegre çalışır.
Envanter takip yazılımı seçerken nelere dikkat edilmeli?
Demirbaş ve envanter takip yazılımı seçerken yalnızca bugünkü listeye değil, birkaç yıl sonraki ölçeğe de bakmak gerekir. Dikkat edilmesi gereken başlıca noktalar:
- Etiket dayanıklılığı: Makine ve dış ortam ekipmanlarında standart kâğıt etiket yerine dayanıklı malzemeli etiket kullanılmalıdır.
- Çoklu lokasyon: Şube, depo ve şantiyeler ayrı yetkilerle yönetilebilmelidir.
- Tüketim malzemesi ayrımı: Demirbaş ile sarf malzemesi farklı süreçlerle izlenmelidir; sarf ve ticari mal için stok takip programı daha uygundur.
- Mevcut verinin aktarımı: Elinizdeki Excel listeleri sisteme aktarılabilmelidir.
- Veri sahipliği ve yedekleme: Kayıtlar düzenli yedeklenmeli, istendiğinde dışa aktarılabilmelidir.
- Yetki ve iz kaydı: Kimin hangi demirbaşı ne zaman düzenlediği, zimmetlediği veya hurdaya ayırdığı geriye dönük görülebilmelidir.
Bilgi işlem varlıkları için ek ihtiyaçlar
Bilgisayar, telefon ve ağ cihazları gibi bilgi işlem varlıklarında demirbaş kaydına ek olarak lisans, işletim sistemi, IMEI veya MAC adresi gibi teknik alanlar da takip edilir. Bu alanlar kategori bazında tanımlanabildiği için aynı sistem hem ofis mobilyası hem de BT envanteri için kullanılabilir. Garanti bitiş tarihleri yaklaştığında bilgi işlem birimine hatırlatma gider; yenileme planlaması cihaz yaşına ve arıza geçmişine göre yapılır.
Demirbaş takip programı kurulumu nasıl yapılır, fiyat neye göre belirlenir?
Kurulum; lokasyon ve kategori yapısının kurulması, mevcut demirbaş listesinin aktarılması ve etiketleme planının hazırlanmasıyla başlar. Etiketleme genellikle ilk sayımla birlikte yapılır: ekip her odayı dolaşır, demirbaşa etiketi yapıştırır ve okutarak kayıtla eşleştirir. Mevcut zimmetler sisteme işlenir, ekiplere uygulamalı eğitim verilir. Geçiş sonrasında yeni alınan her demirbaş, satın alma veya teslim alma anında etiketlenerek kayda girer; böylece envanter bir daha eski hâline dönmez.
Fiyat; demirbaş ve lokasyon sayısına, kullanıcı sayısına, amortisman ve bakım modüllerine, İK ve muhasebe entegrasyonlarına göre belirlenir. Etiket ve etiket yazıcısı ihtiyacı da projeye göre planlanır. Net bir teklif için bizimle iletişime geçin.
Demirbaş ve zimmet takip programında yer alan modüller
Demirbaş kartı, etiket ve zimmet modülleriyle başlayın; sayım, amortisman ve bakım modüllerini ihtiyaca göre devreye alın.
- Kategori, lokasyon ve departman tanımları
- Fotoğraflı ve belgeli demirbaş kartları
- QR ve barkod etiket üretimi
- Dijital zimmet ve iade tutanakları
- Zimmet devri ve personel bazlı zimmet listesi
- Personel çıkışında iade kontrolü
- Lokasyonlar arası transfer kaydı
- Mobil sayım ve fark raporu
- Garanti bitiş hatırlatmaları
- Bakım, arıza ve servis geçmişi
- Amortisman ve net defter değeri izleme
- Hurdaya ayırma ve elden çıkarma kaydı
- Excel aktarımı, İK ve muhasebe entegrasyonu
- Rol bazlı yetkilendirme ve işlem kayıtları