Dernek programı nedir, neden ihtiyaç duyulur?
Dernek programı, derneklerin ve benzeri sivil toplum kuruluşlarının üye, aidat, bağış, toplantı, duyuru ve evrak süreçlerini tek bir sistemden yönetmesini sağlayan yazılımdır. Birçok dernekte bu işler Excel tabloları, farklı kişilerin telefonlarındaki listeler ve dağınık klasörler üzerinden yürür. Yönetim kurulu her seçimle değiştiğinde bilgi de el değiştirir ve bir kısmı kaybolur.
İyi kurgulanmış bir dernek yönetim yazılımı kurumsal hafızayı kişilerden bağımsız hâle getirir. Yeni yönetim göreve geldiğinde üye kayıtları, aidat durumu, geçmiş kararlar ve yazışmalar eksiksiz olarak sistemde hazır bulunur. Gönüllülerin sınırlı zamanı da tekrar eden işler yerine derneğin asıl amacına ayrılır.
- Düzen: Üye, aidat ve bağış kayıtları tek bir yerde, tutarlı ve güncel tutulur.
- Süreklilik: Yönetim değişikliklerinde bilgi kaybı yaşanmaz, devir teslim kolaylaşır.
- Şeffaflık: Üyeler kendi durumlarını, yönetim ise derneğin mali tablosunu anlık olarak görür.
Üye takip programı ile aidat takibi nasıl yapılır?
Dernek yönetiminin merkezinde üye kaydı vardır. Üye takip programı, başvurudan ayrılışa kadar her üyenin tüm geçmişini tek bir kartta toplar: başvuru ve kabul tarihi, yönetim kurulu karar bilgisi, üyelik türü (asıl, onursal, fahri vb.), iletişim bilgileri, aidat hareketleri ve katıldığı etkinlikler.
Aidat takibi şu adımlarla işler:
- Tahakkuk: Tüzükte belirlenen aidat tutarı, üyelik türüne göre dönem başında tüm üyelere toplu olarak borç yazılır. Muaf veya indirimli üyeler için istisna tanımlanabilir.
- Hatırlatma: Ödeme dönemi yaklaştığında ve gecikme oluştuğunda üyelere SMS veya e-posta ile otomatik hatırlatma gider.
- Tahsilat: Elden, havale ile veya entegre edilen sanal POS üzerinden online yapılan ödemeler ilgili üyenin hesabına işlenir.
- Raporlama: Tahsilat oranı, borçlu üye listesi ve dönemsel gelir raporları tek tıkla alınır.
Derneklerde gelirlerin mevzuatta öngörülen belgelerle, örneğin alındı belgesiyle kayıt altına alınması gerekir. Sistem, tahsilat kayıtlarını bu belgelerin numaralarıyla eşleştirilebilecek şekilde tutar; böylece defter kayıtlarınızla dijital kayıtlar birbirini doğrular. Belge düzeniyle ilgili ayrıntılarda güncel mevzuatı ve il müdürlüğünüzün yönlendirmelerini esas almanızı öneririz.
Bağış takibi
Nakdi ve ayni bağışlar bağışçı, tarih, tutar veya cins ve bağışın amacıyla kaydedilir. Belirli bir proje veya kampanya için toplanan bağışlar ayrı izlenerek bağışçılara hesap verilebilir. Üyeler dışındaki kamuya açık yardım toplama faaliyetlerinin ayrıca izne tabi olabileceğini hatırlatmak isteriz; bu konuda da güncel mevzuatın kontrol edilmesi gerekir.
Genel kurul ve yönetim kurulu toplantıları nasıl yönetilir?
Genel kurul, derneğin en yetkili organıdır ve tüzükte belirtilen sürelerde toplanır. Hazırlık süreci üye listesinin güncellenmesi, çağrının usulüne uygun yapılması, hazirun listesinin hazırlanması, faaliyet ve mali raporların sunulması ile sonuçların bildirilmesinden oluşur. Her adımda doğru ve güncel üye verisine ihtiyaç duyulur.
- Genel kurula katılma hakkı olan üyelerin listesi üye kayıtlarından otomatik çıkarılır.
- Toplantı çağrısı SMS ve e-posta ile gönderilir, gönderim kayıtları saklanır.
- Hazirun listesi baskıya hazır hâlde oluşturulur, katılım işaretlenir.
- Faaliyet raporu için gelir-gider, üye hareketleri ve etkinlik özetleri raporlardan alınır.
- Seçilen organların listesi ve alınan kararlar sisteme işlenerek arşivlenir.
Karar defteri dijital kaydı ne anlama gelir?
Yönetim kurulu ve genel kurul kararlarının sistemde tarih, sayı ve içerikle dijital olarak kaydedilmesi, kararları aranabilir ve paylaşılabilir hâle getirir. Ancak derneklerin tutmakla yükümlü olduğu defterler, bunların onay usulü ve hangi defterlerin elektronik ortamda tutulabileceği Dernekler Yönetmeliği ile düzenlenir. Dijital kayıt bu yasal yükümlülüklerin yerine geçmez; resmî defterlerinizi düzenli tutmanızı kolaylaştıran bir yardımcıdır. Güncel kurallar için mevzuatı ve il müdürlüğünüzü kontrol etmenizi öneririz.
Üyelerle iletişim, duyuru ve etkinlik yönetimi
Derneklerin canlı kalması, üyelerle düzenli ve doğru hedeflenmiş iletişime bağlıdır. Sistemde üyeler il, meslek, üyelik türü, komisyon veya ilgi alanı gibi kriterlerle gruplanır; duyurular tüm üyelere ya da yalnızca ilgili gruba gönderilir. SMS ve e-posta gönderimleri tek ekrandan yapılır, iletim sonuçları raporlanır. Ticari nitelikli ileti gönderimlerinde izin ve kayıt yükümlülüklerini de göz önünde bulundurmanızı öneririz.
Etkinlik modülüyle seminer, eğitim, gezi veya dayanışma yemeği gibi organizasyonlar planlanır. Üyeler portal üzerinden kayıt olur, kontenjan dolduğunda kayıt otomatik kapanır ve katılım yoklaması tutulur. Ücretli etkinliklerde ödeme bilgisi katılımcı kaydıyla birlikte izlenir. Randevu veya seans gerektiren hizmetler için online randevu sistemi ile entegre çalışılabilir.
Üye portalı
Üye portalında her üye kendi iletişim bilgilerini günceller, aidat borcunu ve ödeme geçmişini görür, online ödeme yapar, duyurulara, etkinlik takvimine ve paylaşılan belgelere ulaşır. Böylece yönetime gelen "borcum ne kadar?" veya "toplantı ne zaman?" sorularının önemli kısmı kendiliğinden yanıt bulur.
DERBİS bildirimleri ve KVKK açısından nelere dikkat edilmeli?
Dernekler, beyanname ve çeşitli bildirimlerini Dernekler Bilgi Sistemi (DERBİS) üzerinden yapar. Yazılımımız DERBİS ile doğrudan bir entegrasyon sunmaz; ancak bildirimlerde ihtiyaç duyulan üye sayıları, gelir-gider toplamları ve organ bilgileri gibi verileri düzenli raporlar hâlinde hazır tuttuğu için bildirim döneminde veri toplamak için harcanan zamanı ciddi ölçüde azaltır. Bildirim türleri ve süreleri değişebileceğinden güncel mevzuatı takip etmenizi öneririz.
KVKK açısından dernek üyeliği bilgisi, kanunda özel nitelikli kişisel veriler arasında sayılır. Bu nedenle üye verilerinin korunması derneklerde ayrıca önem taşır. Sistemde erişimler rol bazlı yetkilerle sınırlandırılır, tüm işlemler kayıt altına alınır, veriler şifreli bağlantı üzerinden iletilir ve düzenli yedeklenir. Üye verileri derneğinize aittir ve istendiğinde dışa aktarılabilir.
| Konu | Sistemin sağladığı destek |
|---|---|
| Üye sicili | Başvuru, kabul, ayrılış ve üyelik türü geçmişiyle eksiksiz kayıt |
| Gelir kayıtları | Aidat ve bağışların belge numarasıyla eşleştirilebilir kaydı |
| Kararlar | Tarih ve sayı ile aranabilir dijital karar arşivi |
| Bildirim hazırlığı | Üye sayısı, gelir-gider ve organ bilgilerinin hazır raporları |
| Veri güvenliği | Rol bazlı yetki, işlem kaydı, şifreli iletim ve düzenli yedekleme |
Hangi kuruluşlar için uygun, fiyat neye göre belirlenir?
Sistem; dernekler, federasyonlar, meslek birlikleri, odalar, kooperatifler, mezunlar dernekleri, spor kulüpleri ve vakıflar gibi üyelik veya bağışçı yapısıyla çalışan kuruluşlara uyarlanabilir. Her kuruluş türünün tabi olduğu mevzuat farklı olduğundan üyelik türleri, aidat kuralları ve rapor şablonları kurumunuzun yapısına göre yapılandırılır. Şubeli yapılarda genel merkez tüm şubeleri, şubeler ise yalnızca kendi üyelerini görür. Standart modüllerin karşılamadığı ihtiyaçlar için özel yazılım geliştirme ile ek süreçler tasarlanabilir.
Fiyatlandırma; üye sayısına, şube yapısına, kullanılacak modüllere ve SMS, online ödeme gibi entegrasyonlara göre belirlenir. Kurulumda mevcut üye listelerinizi ve aidat bakiyelerinizi sisteme aktarır, yönetim ekibinize eğitim veririz. Kurumunuza uygun net bir teklif için bizimle iletişime geçin.
Dernek yönetim yazılımında yer alan modüller
Üye ve aidat takibiyle başlayın; kuruluşunuzun ihtiyacına göre diğer modülleri devreye alın.
- Üye kayıt, sicil ve üyelik türleri
- Online üyelik başvurusu
- Aidat tahakkuku, tahsilat ve borçlu listesi
- Bağış ve kampanya takibi
- Kasa, banka ve gelir-gider kayıtları
- Online ödeme ve sanal POS entegrasyonu
- Yönetim kurulu ve genel kurul toplantıları
- Hazirun listesi ve karar arşivi
- Toplu SMS ve e-posta duyuruları
- Etkinlik kayıt ve katılım takibi
- Üye portalı
- Gelen-giden evrak ve belge arşivi
- Şube yapısı ve rol bazlı yetkilendirme
- Mali ve üye raporları