Rent a car programı nedir, kimler için uygundur?
Rent a car programı, araç kiralama firmasının rezervasyonlarını, filosunu, teslim ve iade kayıtlarını ve tahsilatlarını tutan yazılımdır. Küçük ve orta ölçekli kiralama ofislerinde bu iş çoğu zaman bir duvar takvimi, Excel tablosu ve WhatsApp mesajlarıyla yürür. Sonuç tanıdıktır:
- Aynı araç aynı güne iki kişiye verilir ya da boş araç “dolu” sanılır.
- Teslimde fark edilmeyen çizik iadede tartışma konusu olur; hangi hasarın kimde olduğu ispatlanamaz.
- Km aşımı, eksik yakıt ve geç iade ücretleri unutulur; HGS geçişleri ve trafik cezaları aylar sonra firmaya kalır.
- Muayene, sigorta ve kasko bitiş tarihleri kaçırılır.
Ateasoft Araç Kiralama ve Galeri, bu süreci tek ekranda toplar ve yanında ikinci el araç alım-satımı yapan işletmeler için bir oto galeri yazılımı da içerir. Kiralama ofisindeki kontuar çalışanı yalnız kiralama ekranlarını, galerideki satış danışmanı yalnız galeri ekranlarını görür; satış danışmanı araçların alış fiyatını görmez. Şirket araçlarınızın bakım ve masrafını ayrıca izlemek isterseniz araç filo takip programına, servis ve tamir işleri için oto servis takip programına bakabilirsiniz.
Araç kiralama rezervasyonu ve fiyatı nasıl hesaplanır?
Rezervasyon şube ve alış-dönüş zamanıyla başlar. Program o tarihlerde müsait araç gruplarını gösterir; grubu seçip müşteriyi, isterseniz aracı ve ekstraları eklersiniz. Araç teslimde de atanabilir; bu durumda grubun kapasitesi korunur.
- Kiralama günü: 24 saatlik dilimlerle sayılır; belirlediğiniz tolerans dakikası içindeki gecikme yeni gün açmaz.
- Günlük fiyat: Her günün fiyatı, o günü kapsayan sezon fiyatıdır; sezon yoksa grubun günlük fiyatı kullanılır. Cumartesi ve pazar günlerine hafta sonu farkı eklenir.
- Uzun kiralama indirimi: 7 gün ve üzeri ile 30 gün ve üzeri kiralamalar için ayrı yüzde indirim tanımlanır; indirim yalnız kira bedeline uygulanır.
- Ekstralar: Çocuk koltuğu, ek sürücü, navigasyon, muafiyetsiz kasko gibi ekstralar günlük ya da kiralama başı fiyatlanır; günlük ekstralara üst sınır konabilir.
- Başka şubeye bırakma: Şube çiftine göre bırakma ücreti eklenir.
- Km ve teminat: Km hakkı gün × günlük km olarak hesaplanır, aşım km başına ücretlendirilir; teminat grup bazında tanımlanır.
Grup başına en düşük sürücü yaşı ve en az ehliyet yılı girilir. Kurala uymayan sürücü engellenir ya da isterseniz yalnız uyarı gösterilir; kara listedeki müşteri rezervasyonda işaretlenir. Turist müşterileriniz için fiyatların yanında, sizin girdiğiniz kurla euro ve dolar karşılığı bilgi amaçlı gösterilebilir.
Online rezervasyon sayfasında müşteri aynı hesabı görür: şube ve tarih seçer, gruplar toplam fiyatlarıyla listelenir, ekstraları ekler, KVKK onayını verip talebini bırakır. Talep onayınıza düşer (isterseniz otomatik onaylanır); müşteri durumunu kendisine özel bağlantıdan izler. Aynı telefondan açık talep sayısı sınırlıdır.
Araç teslim ve iadesinde hasar nasıl kayıt altına alınır?
Teslim formunda aracın km göstergesi, 8 kademeli yakıt seviyesi ve hasar şeması doldurulur. Şema aracın son iadesindeki hasarlarla dolu gelir; yeni bir şey varsa türünü (çizik, göçük, kırık-çatlak, boya hasarı, diğer) seçip şemada yerine dokunursunuz. Fotoğraflar eklenir, müşteri telefon ya da tablet ekranında imzalar ve A4 kira sözleşmesi yazdırılır. Sözleşme metnini Ayarlar’dan kendi şartlarınıza göre düzenlersiniz; programdaki metin örnektir.
İadede km, yakıt ve yeni hasar girilir; program şu ek ücretleri öneri olarak listeler:
| Ek ücret | Nasıl hesaplanır? |
|---|---|
| Km aşımı | Kullanılan km − km hakkı, grup bazında aşım ücretiyle |
| Yakıt farkı | Eksik kademe × depo litresi × litre fiyatı (aynı seviye ya da dolu al-dolu getir kuralı) |
| Geç iade | Tolerans sonrası saat başı yüzde; belirlediğiniz saatten sonra tam gün |
| Hasar | Yeni işaretlenen her hasar türü için tanımladığınız varsayılan tutar |
Seçtiğiniz öneriler hesaba eklenir; tutarları değiştirebilir ya da indirim satırı girebilirsiniz. Kapora, ödeme ve iade nakit, kart ya da havale olarak kaydedilir; teminatın durumu (alındı, iade edildi, ücrete sayıldı) ayrı tutulur. İade alınan araç yeniden kiralanabilir; bakiye kapanınca fatura numarasını yazıp kiralamayı kapatırsınız.
Oto galeri yazılımında stok, ekspertiz ve satış nasıl takip edilir?
Galeri bölümünde her araç bir stok kartıdır: marka, model, paket, yıl, km, yakıt, vites, kasa tipi, renk, şasi ve plaka; kimden ve hangi tarihte, kaça alındığı, noter ve tramer tutarı. Ekspertiz şeması ekspertiz raporlarındaki 13 parçayla (tamponlar, kaput, tavan, bagaj, çamurluklar ve kapılar) orijinal, lokal boyalı, boyalı ya da değişen olarak işaretlenir. Bakım, temizlik, lastik, boya gibi masraflar eklendikçe aracın maliyeti ve tahmini kârı güncellenir.
- Opsiyon: Müşteri kapora bıraktığında araç süreli olarak ayrılır; süre dolmadan firmaya hatırlatma gider, dolunca opsiyon kendiliğinden kalkar.
- Satış: Peşin, taksit, senet ya da karma ödeme; vade tarihli ödeme planı. Takas alınan araç aynı ekranda yeni stok kartı olarak açılır.
- Satış sözleşmesi: Alıcı, araç ve ödeme bilgileriyle yazdırılır; metin Ayarlar’dan düzenlenir.
- Vitrin sayfası: Ayarlar’dan açtığınızda stoktaki araçlar fotoğraf, fiyat ve ekspertiz özetiyle kendi bağlantınızda listelenir; ziyaretçinin “bilgi iste” formu Talepler ekranına düşer.
- Raporlar: Araç başı kâr, stokta kalma süresi, kiralama tarafında araç ve grup geliri, doluluk ve müşteri raporları; hepsi CSV olarak indirilir.
Programın yapmadığı işler
- KBS’ye otomatik bildirim yapılmaz. Kiralık araç bildirimi (KBS / Emniyet) bu yazılımdan gönderilmez. Raporlar sayfasındaki KBS listesi (CSV), dönemde teslim edilen kiralamaları ve sürücülerin kimlik bilgilerini verir; bildirimi bu listeyle kendiniz yaparsınız.
- Online ödeme alınmaz. Online rezervasyon sayfası talep toplar; kapora için IBAN bilginiz gösterilir ya da ödeme şubede alınır. Sanal POS bağlantısı yoktur.
- İlan sitelerine aktarım yoktur. Galeri araçları sahibinden.com, arabam.com gibi ilan sitelerine otomatik gönderilmez; vitrin sayfası yalnız sizin paylaştığınız bağlantıyla açılır.
- e-Fatura ve e-Arşiv kesilmez. Kiralamada girilen fatura bilgisi ve numarası yalnız kayıt içindir; faturanızı muhasebe programınızdan ya da ön muhasebe programından kesersiniz.
- SMS ve WhatsApp gönderilmez. Müşteri ve firma bildirimleri e-postayla gider.
- Sözleşme metinleri örnektir. Kira ve satış sözleşmesi şablonlarını kendi şartlarınıza ve güncel mevzuata göre, gerekirse hukuk danışmanınızla düzenleyin.
Rent a car programı fiyatı ve deneme
Araç Kiralama ve Galeri hesap.ateasoft.com üzerinde çalışır; bilgisayara program kurmanız gerekmez, otoparkta telefondan da kullanılır. Tek paket: aylık 20 USD veya yıllık 200 USD (KDV hariç). Araç, şube ve kullanıcı sayısı sınırsızdır; online rezervasyon ve galeri vitrin sayfaları pakete dahildir. İlk 14 gün ücretsizdir, kart bilgisi istenmez; deneme bitince ödeme yapmazsanız hesabınız yalnız görüntüleme moduna geçer, verileriniz silinmez.
Mevcut araç ve müşteri listenizin aktarılması, sitenize özel rezervasyon tasarımı ya da başka bir sistemle entegrasyon gerekiyorsa bizimle iletişime geçin. Ayrıntılar fiyatlar sayfasında.
Araç Kiralama ve Galeri’de yer alan özellikler
Aşağıdaki özelliklerin tamamı hesabınızda bugün kullanıma hazırdır.
- Araç × gün doluluk takvimi, çift kiralama engeli
- Şubeler, çalışma saatleri, şubeler arası bırakma ücreti
- Araç grupları, sezon fiyatları, hafta sonu farkı, uzun kiralama indirimi
- Ekstralar: günlük ya da sabit fiyat, üst sınır
- Müşteri ve sürücü kartı, ehliyet, yaş kuralı, kara liste, ek sürücü
- Online rezervasyon sayfası, talep onayı, durum bağlantısı
- Hasar şemalı teslim-iade, fotoğraf, müşteri imzası
- Kira sözleşmesi (düzenlenebilir metin)
- Km, yakıt, geç iade ve hasar ek ücret önerisi
- Kapora, ödeme, teminat ve bakiye takibi
- Trafik cezası ve HGS/OGS eşleştirme, müşteriye yansıtma
- Muayene, sigorta, kasko, bakım hatırlatmaları
- Galeri stoğu, ekspertiz şeması, masraf ve kâr
- Opsiyon, satış, takas, ödeme planı, satış sözleşmesi
- Galeri vitrin sayfası ve bilgi talepleri
- Gelir, doluluk, galeri kârı ve KBS listesi raporları (CSV)