Ön muhasebe programı nedir, ne işe yarar?
Ön muhasebe, bir işletmenin günlük ticari hareketlerinin, yani satışların, alışların, tahsilatların, ödemelerin ve masrafların resmî defterlere işlenmeden önce düzenli biçimde kayıt altına alınmasıdır. Ön muhasebe programı ise bu kayıtları tek bir sistemde toplayan, cari bakiyeleri otomatik hesaplayan ve işletme sahibine "şu an param nerede, kimden alacağım var, kime ne borcum var?" sorularının cevabını anında veren yazılımdır.
Resmî muhasebe (yevmiye, kebir, beyannameler) genellikle mali müşavir tarafından yürütülür. Ancak mali müşavirin doğru ve zamanında çalışabilmesi, işletmenin kendi tarafındaki kayıtların düzgün tutulmasına bağlıdır. Ay sonunda bir poşet fatura ve dağınık banka dökümüyle muhasebeciye gitmek hem hata riskini hem de gecikmeyi artırır. Ön muhasebe programı bu iki dünyanın arasındaki köprüdür.
İyi kurgulanmış bir ön muhasebe yazılımı işletmeye üç temel şey kazandırır:
- Görünürlük: Toplam alacak, vadesi geçmiş tahsilatlar, önümüzdeki ödemeler ve kasa-banka bakiyeleri her an güncel olarak görünür.
- Disiplin: Her satış bir belgeye, her belge bir cari harekete, her tahsilat bir kasa veya banka kaydına bağlanır. Kayıt dışı kalan işlem sayısı azalır.
- Zaman: Hesap ekstresi hazırlamak, mutabakat yapmak veya dönem raporu çıkarmak saatler yerine dakikalar sürer.
Cari hesap takibi nasıl yapılır?
Cari hesap, işletmenin çalıştığı her müşteri ve tedarikçi için tutulan borç-alacak kaydıdır. Birçok KOBİ'de en büyük nakit sorunu satış eksikliğinden değil, tahsil edilemeyen veya takibi kaçırılan alacaklardan doğar. Bu yüzden bir cari hesap takip programında aşağıdaki başlıkların eksiksiz olması gerekir:
- Vade takibi: Her fatura kendi vadesiyle kaydedilir; vadesi yaklaşan ve geçen alacaklar ayrı listelerde görünür.
- Risk limiti: Müşteri bazında açık hesap limiti ve ödeme vadesi cari kartında tanımlanır.
- Hesap ekstresi ve mutabakat: Belirli bir tarih aralığı için ekstre alınır; yazdırılır, CSV olarak indirilir veya cariye e-postayla gönderilir. Dönem sonu mutabakatları hızlanır.
- Yaşlandırma raporu: Alacakların 0-30, 31-60, 61-90 ve daha uzun gün gruplarına dağılımı gösterilir; tahsilat önceliği netleşir.
- Tahsilat ve ödeme kaydı: Nakit, havale/EFT, kredi kartı, çek veya senetle yapılan tahsilat ve ödemeler ilgili cariye ve ilgili kasa ya da banka hesabına aynı anda işlenir.
Cari kartlarda vergi numarası, adres, yetkili kişiler, ödeme vadesi, IBAN ve açılış bakiyesi gibi bilgiler tutulur. Böylece fatura keserken bu bilgiler otomatik gelir ve eksik alan kaynaklı hataların önüne geçilir. Vadesi geçen fatura için cariye tek tıkla e-posta hatırlatması gönderebilirsiniz.
Teklif, sipariş, irsaliye ve fatura süreci nasıl işler?
Satış süreci çoğu işletmede birkaç belgeden oluşur ve her belgede aynı ürünleri, miktarları ve fiyatları yeniden yazmak hem zaman kaybı hem de hata kaynağıdır. Programımızda belgeler birbirine bağlı bir zincir olarak çalışır:
- Teklif: Müşteriye ürün veya hizmet kalemleri, iskonto ve geçerlilik tarihiyle teklif ya da proforma hazırlanır; yazdırılır veya PDF olarak kaydedilir.
- Onay: Kabul edilen teklif tek tıkla faturaya dönüşür; dönüştürülen teklif kilitlenir, aynı teklif iki kez faturalanmaz.
- İrsaliye: Mal çıkışında veya girişinde irsaliye oluşturulur; stok otomatik güncellenir.
- Fatura: İrsaliye faturaya bağlanır veya fatura doğrudan kesilir; cari hesap borçlandırılır, KDV ve tevkifat hesaplanır.
Hizmet işletmelerinde irsaliye adımı atlanabilir. Sipariş belgesi ve kısmi teslimat takibi şu an ayrı bir adım olarak yer almıyor. Stok takibi bu pakete dahildir; ayrıntılar için stok takip programı sayfamıza bakabilirsiniz.
e-Fatura ve e-Arşiv süreçleri
e-Fatura kapsamındaki mükellefler arasında faturalar elektronik ortamda iletilir; kapsam dışındaki alıcılara ise e-Arşiv fatura düzenlenir. Programımızda faturalar bugün kayıt, takip ve çıktı amaçlıdır; e-Fatura ve e-Arşiv (GİB) entegrasyonu yakında eklenecek. e-Belge mükellefiyseniz o zamana kadar resmî faturayı entegratörünüzden düzenleyip cari, tahsilat ve stok takibini programda yürütebilirsiniz. Hangi eşiklerde e-Fatura veya e-Arşiv kullanma zorunluluğunun doğduğu dönem dönem değişebildiği için güncel mevzuatı mali müşavirinizle kontrol etmenizi öneririz.
Ön muhasebe programı ile mali müşavir nasıl birlikte çalışır?
Ön muhasebe programı mali müşavirin yerini almaz; onun işini hızlandırır ve hata payını düşürür. İşletme tarafında günlük kayıtlar düzenli tutulduğunda, ay sonunda muhasebeciye giden veri eksiksiz ve tutarlı olur.
- Dönem raporları: Satış ve alış faturaları listesi, hesaplanan ve indirilecek KDV özeti, masraf dökümü dönem bazında hazır olur.
- Dışa aktarım: Cariler, ürünler, faturalar, ekstreler, hesap hareketleri ve tüm raporlar Excel'de açılabilen CSV dosyaları olarak indirilebilir.
- Muhasebeci erişimi: Mali müşavirinizi kullanıcı olarak davet edebilir, raporları görmesine ayarlardan izin verebilirsiniz.
Önerimiz: Kurulum aşamasında gelir ve gider kategorilerini, KDV oranlarını ve hesap yapısını mali müşavirinizle birlikte belirleyin. İlk ay biraz daha fazla dikkat isteyen bu adım, sonraki tüm dönemlerde mutabakat süresini ciddi ölçüde kısaltır.
Ön muhasebe programı seçerken nelere dikkat edilmeli?
Piyasada kutu yazılımlardan bulut tabanlı çözümlere kadar pek çok seçenek var. Karar verirken yalnızca özellik listesine değil, işletmenizin büyüme yönüne ve verinizin güvenliğine de bakmanızı öneririz:
| Kriter | Neden önemli? |
|---|---|
| Erişim şekli | Tek bilgisayara kurulu programlar sahada veya evden erişimi zorlaştırır. Web tabanlı yapı telefondan, tabletten ve farklı şubelerden erişim sağlar. |
| e-Belge ihtiyacı | e-Fatura mükellefiyseniz programın e-Belge desteğini ve takvimini baştan netleştirin; bizde bu entegrasyon yakında geliyor. |
| Yetkilendirme | Kasa, banka ve raporlara kimin erişeceğini ayrı ayrı belirleyemiyorsanız finansal kontrol zayıflar. |
| Yedekleme | Otomatik ve düzenli yedek alınmayan bir sistemde tek bir donanım arızası yılların kaydını riske atar. |
| Veri sahipliği | Kayıtlarınızı istediğiniz an eksiksiz dışa aktarabilmelisiniz; veriniz bir yazılıma kilitlenmemeli. |
| Genişleyebilirlik | Bugün sadece cari takip yeterli olabilir; yarın stok, CRM veya bayi siparişi ihtiyacı doğduğunda aynı altyapıda büyüyebilmelisiniz. |
| Destek | Dönem sonunda bir sorun yaşadığınızda hızlı yanıt veren, sektörünüzü anlayan bir ekip olmalıdır. |
Kurulum, veri aktarımı ve fiyatlandırma
Ön muhasebe programımız hesap.ateasoft.com üzerinde "Ön Muhasebe + Stok" adıyla hazır çalışır; kurulum gerekmez. E-posta adresinizle hesap açar, firma bilgilerinizi ve belge seri numaralarınızı girersiniz. Cari ve ürün listelerinizi Excel'den kaydedeceğiniz CSV dosyasıyla, kaydetmeden önce önizleyerek kendiniz aktarırsınız; açılış bakiyeleri cari kartlarına girilir. İsterseniz bu adımlarda ekibimiz size yardımcı olur.
Bağlantılar şifrelidir ve kayıtlar düzenli olarak yedeklenir; her kaydı hangi kullanıcının oluşturduğu tutulur. Birden fazla şirketiniz varsa her biri ayrı firma olarak açılır, aynı e-posta adresiyle aralarında geçiş yaparsınız.
İlk 14 gün ücretsizdir ve kart bilgisi istenmez. Deneme sonunda işletmenizin ölçeğine, şube sayısına, veri aktarımı ve entegrasyon ihtiyacına göre net bir teklif sunuyoruz; aylık veya yıllık abonelikle devam edersiniz. Tüm özellikler dahildir, kullanıcı sınırı yoktur; ayrıntılar fiyatlandırma sayfasında. Satış ekibinizin müşteri görüşmelerini izlemek için CRM yazılımı çözümümüzü de inceleyebilirsiniz. Standart kalıpların dışında kalan süreçleriniz varsa özel yazılım geliştirme ile programı işletmenize göre uyarlayabiliriz. İhtiyacınızı dinleyip net bir teklif sunmamız için iletişim formunu doldurun veya WhatsApp'tan yazın.
Ön muhasebe programında yer alan modüller
Aşağıdakilerin tamamı hesabınızda bugün kullanıma hazırdır; "yakında" ile işaretli olanlar geliştirme aşamasındadır.
- Müşteri ve tedarikçi cari hesapları
- Hesap ekstresi, mutabakat ve yaşlandırma raporu
- Teklif / proforma, irsaliye ve fatura yönetimi
- Satış, alış ve iade faturaları; KDV ve tevkifat
- Kasa, banka ve POS hesapları, virman
- Alınan ve verilen çek-senet portföyü
- Tahsilat ve ödeme makbuzu, faturayla eşleştirme
- Masraf kategorileri ve tekrarlayan giderler
- Stok kartları, çoklu depo, transfer ve sayım
- Satış, kâr, KDV ve stok değeri raporları
- TL, USD ve EUR ile kayıt
- CSV ile cari ve ürün aktarımı, dışa aktarım
- E-postayla ekstre ve vade hatırlatması
- e-Fatura ve e-Arşiv entegrasyonu (yakında)
