Kreş programı nedir, neden ihtiyaç duyulur?
Kreş programı, okul öncesi eğitim kurumlarında öğrenci kaydı, ödeme takibi, yoklama, günlük bakım raporu ve veli iletişimini bir arada yöneten yazılımdır. Okul öncesi kurumları diğer okullardan ayıran şey, velinin gün içinde çok daha fazla bilgi beklemesidir: Çocuğum yemeğini yedi mi, uyudu mu, bugün ne yaptı?
Bu sorular çoğu kurumda WhatsApp grupları, telefon görüşmeleri ve kapıda yapılan konuşmalarla cevaplanır. Bu dağınıklık hem öğretmenin vaktini alır hem de bilgi kaybına yol açar. Ayrıca çocuk fotoğraflarının kontrolsüz gruplarda paylaşılması ciddi bir veri güvenliği riskidir.
Bir anaokulu yönetim programı şu kurumlarda fark yaratır:
- Özel kreş ve gündüz bakımevleri: Yaş gruplarına göre sınıflar, bakım rutini takibi ve yoğun veli iletişimi.
- Özel anaokulları: Eğitim programı, etkinlik planı, gelişim gözlemleri ve dönem raporları.
- Çok şubeli okul öncesi kurumlar: Merkezden fiyat, kayıt ve raporlama; şube bazında sınıf yönetimi.
- Kurum içi kreşler: Şirket, hastane veya üniversite bünyesindeki kreşlerde çalışan velilere düzenli bilgilendirme.
Kreş veli uygulaması ile günlük rapor nasıl paylaşılır?
Kreş veli uygulaması, öğretmenin gün içinde tuttuğu kısa kayıtları veliye düzenli ve okunaklı bir rapor olarak ulaştırır. Öğretmen her öğrenci için uzun metin yazmaz; hazır seçeneklerle birkaç dokunuşta kayıt girer.
| Rapor alanı | Öğretmen nasıl girer? | Veli ne görür? |
|---|---|---|
| Yemek | Öğün bazında "hepsini yedi, yarısını yedi, yemedi" seçimi | Günün yemek listesi ve çocuğun her öğündeki durumu |
| Uyku | Uyku başlangıç ve bitiş saati | Toplam uyku süresi |
| Bakım | Tuvalet, bez değişimi, ilaç verildiyse saati | Gün içindeki bakım kayıtları |
| Etkinlik | Sınıf için toplu giriş, gerekirse öğrenciye özel not | Gün içinde yapılan etkinlikler ve fotoğraflar |
| Ruh hâli ve not | Kısa seçenek ve serbest not | Öğretmenin gün sonu notu |
Veli; yemek listesini, aylık etkinlik planını, duyuruları ve ödeme durumunu da aynı uygulamadan izler. Mesajlaşma özelliği açılırsa veli ile öğretmen arasındaki yazışmalar okulun kayıt sisteminde kalır; öğretmenlerin kişisel telefon numaralarını paylaşma zorunluluğu ortadan kalkar. Uygulamanın kurumunuzun adı ve logosuyla yayınlanması da mümkündür; daha kapsamlı ihtiyaçlar için mobil uygulama geliştirme sayfamıza bakabilirsiniz.
Kreşte çocuk fotoğrafları ve kişisel veriler KVKK açısından nasıl korunur?
Okul öncesi kurumlarında tutulan bilgiler sıradan iletişim verileri değildir. Sağlık bilgileri, alerjiler, kullanılan ilaçlar ve fotoğraflar; 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu kapsamında özenle işlenmesi gereken verilerdir ve bir kısmı özel nitelikli kişisel veri sayılır. Çocuklara ait veriler söz konusu olduğunda velilerin beklentisi de haklı olarak yüksektir.
Yazılım bu sorumluluğu taşımanıza şu şekilde yardımcı olur:
- Yetki ayrımı: Öğretmen yalnızca kendi sınıfını, muhasebe yalnızca ödeme bilgilerini görür. Sağlık bilgilerine erişim ayrıca sınırlandırılabilir.
- Kontrollü fotoğraf paylaşımı: Fotoğraflar açık gruplarda değil, yalnızca ilgili velilerin giriş yaptığı uygulamada paylaşılır. Fotoğraf paylaşımına izin vermeyen velinin çocuğu sistemde işaretlenir, öğretmen paylaşım öncesinde uyarılır.
- Açık rıza ve aydınlatma kayıtları: Veliye sunulan aydınlatma metni ve alınan onaylar tarihleriyle birlikte saklanır.
- İşlem kayıtları: Hangi kullanıcının hangi kayda ne zaman eriştiği izlenebilir.
- Şifreli bağlantı ve yedekleme: Veriler şifreli bağlantı üzerinden iletilir, düzenli olarak yedeklenir.
Yazılım teknik önlemleri sağlar; aydınlatma metinlerinin içeriği ve saklama süreleri gibi konuların kurumunuzun hukuk danışmanıyla ve güncel mevzuatla birlikte değerlendirilmesini öneririz.
Kreş aidat ve ödeme takibi nasıl yapılır?
Okul öncesi kurumlarda ödeme yapısı genellikle tek kalem değildir: yıllık eğitim ücreti, aylık taksitler, yemek ücreti, servis ücreti, kırtasiye ve etkinlik ücretleri bir arada bulunur. Kardeş indirimi, erken kayıt indirimi veya kurumsal anlaşmalar hesabı daha da karmaşık hâle getirir.
- Sözleşme ve plan: Kayıt sırasında öğrencinin ücret kalemleri ve taksit planı oluşturulur, indirimler otomatik uygulanır.
- Vade takibi: Ödeme günü yaklaşan ve geciken taksitler idare ekranında listelenir.
- Hatırlatma: Veliye ödeme günü öncesinde bildirim veya SMS gider; veli planını uygulamadan görür.
- Tahsilat: Nakit, kredi kartı ve havale tahsilatları işlenir, makbuz çıkarılır.
- Raporlama: Aylık tahsilat, açık bakiye ve sınıf bazlı gelir raporları hazır gelir.
Tahsilat kayıtları muhasebe tarafına ön muhasebe programı ile aktarılabilir. Ödemeleri bugün Excel tablolarında takip ediyorsanız, mevcut verilerinizi Excel'den yazılıma geçiş sürecinde kayıpsız aktarıyoruz.
Anaokulunda yoklama, servis ve duyuru yönetimi nasıl kolaylaşır?
Yoklama ve teslim alma
Öğretmen sabah yoklamasını tabletten birkaç dokunuşla alır. Haber vermeden gelmeyen öğrencinin velisine bildirim gider. Gün sonunda çocuğu teslim alacak kişi öğrenci dosyasındaki yetkili listeden kontrol edilir; listede olmayan biri geldiğinde öğretmen ekranda uyarı görür. Geliş ve çıkış saatleri kayıt altına alınır.
Servis takibi
Servis güzergâhları ve araçtaki öğrenci listeleri sistemde tutulur. Servis görevlisi öğrencinin araca bindiğini ve indiğini telefondan işaretler; veliye anlık bildirim gider. Okul idaresi gün içinde hangi öğrencinin hangi araçta olduğunu tek ekrandan görür.
Duyurular ve etkinlik takvimi
Veli toplantısı, gezi, tatil, özel gün kutlamaları ve getirilmesi gereken malzemeler duyuru olarak tüm okula, bir sınıfa veya tek veliye gönderilebilir. Gezi gibi onay gerektiren etkinliklerde veli onayını uygulamadan verir, öğretmen onay listesini anında görür. Yemek listesi ve aylık etkinlik planı da aynı yerden yayınlanır.
Kreş yönetim yazılımı seçerken nelere dikkat edilmeli, fiyat neye göre belirlenir?
Seçim yaparken öğretmenin kullanım kolaylığına özellikle dikkat edin. Günlük raporu girmek birkaç dakikadan uzun sürüyorsa yoğun bir günde rapor ya eksik kalır ya da hiç girilmez. Ayrıca çocuk verilerinin nerede saklandığı, kimlerin erişebildiği, yedeklerin nasıl alındığı ve kurumdan ayrılmak istediğinizde verilerinizi dışa aktarıp aktaramayacağınız mutlaka sorulmalıdır.
Kurulum; sınıf ve yaş grubu yapısının, ücret kalemlerinin ve indirim kurallarının tanımlanması, mevcut öğrenci ve veli bilgilerinin aktarılması, öğretmen ve idare ekibine uygulamalı eğitim verilmesi ve veli uygulamasının tanıtılmasıyla tamamlanır. Kurs veya etüt merkeziniz de varsa kurs yönetim yazılımı ile aynı altyapıda çalışılabilir.
Fiyat; öğrenci ve şube sayısına, veli uygulaması, servis takibi ve ödeme modülleri gibi ihtiyaçlarınıza göre belirlenir. Kurumunuza uygun net bir teklif için bizimle iletişime geçin.
Kreş ve anaokulu yönetim yazılımında yer alan modüller
Kayıt, ödeme ve veli iletişimi çekirdeğiyle başlayın; servis, gelişim takibi ve diğer modülleri kurumunuzun ihtiyacına göre ekleyin.
- Öğrenci kaydı, sözleşme ve belge yönetimi
- Sağlık, alerji ve ilaç bilgileri
- Teslim almaya yetkili kişi listesi
- Sınıf, yaş grubu ve öğretmen atamaları
- Aidat, taksit, ek hizmet ve indirim tanımları
- Tahsilat, makbuz ve açık bakiye raporları
- Günlük yoklama ve devamsızlık takibi
- Yemek, uyku, bakım ve etkinlik raporu
- Fotoğraf paylaşımı ve paylaşım izinleri
- Veli mobil uygulaması ve mesajlaşma
- Duyuru, etkinlik takvimi ve veli onayları
- Servis güzergâhı ve biniş-iniş takibi
- Gelişim gözlemleri ve dönem raporları
- Rol bazlı yetkilendirme ve erişim kayıtları