Araç takip programı nedir, filo yönetim programından farkı var mı?
"Araç takip programı" denildiğinde çoğu kişinin aklına önce haritada aracın konumunu gösteren GPS sistemleri gelir. Oysa şirket araçlarını yöneten kişinin günlük sorunu çoğu zaman konum değil, tarihler ve maliyetlerdir: Hangi aracın muayenesi bu ay doluyor, hangi poliçe yenilenecek, hangi araç beklenenden fazla yakıyor, gelen trafik cezası kime ait?
Filo yönetim programı bu idari ve mali tarafı yönetir. Araç takip cihazları ise konum ve sürüş verisini üretir. İkisi birbirinin alternatifi değil, tamamlayıcısıdır. Ateasoft araç filo takip programı idari ve mali yönetimi merkeze alır; GPS verisi ise isteğe bağlı olarak bu kayda bağlanır.
- Dağıtım ve lojistik firmaları: Kamyonet, kamyon ve çekicilerin evrak, bakım ve yakıt maliyetini araç bazında izler.
- Saha satış ve servis ekipleri: Personele zimmetli binek ve hafif ticari araçların kullanımını, km'sini ve masrafını takip eder.
- İnşaat ve hafriyat şirketleri: Araçların yanında iş makinelerini de saat sayacına göre bakım planına bağlar.
- Belediyeler, kooperatifler ve kurumlar: Birim bazında araç tahsisi, yakıt harcaması ve hasar kayıtlarını denetlenebilir biçimde tutar.
- Kiralama ve transfer firmaları: Araç başına gelir ile gider dengesini görür, elden çıkarma zamanını veriye dayanarak belirler.
Araç sayısı on, yirmi veya yüzlerce olsun, ortak ihtiyaç aynıdır: bilginin bir kişinin hafızasına ya da tek bir Excel dosyasına bağlı kalmaması.
Araç muayene ve sigorta hatırlatma nasıl çalışır?
Muayenesi geçmiş araçla trafiğe çıkmak ceza ve araç trafikten men riski taşır. Trafik sigortası olmayan bir araç kaza yaptığında ise doğan zarar doğrudan şirketin üzerine kalabilir. Filo büyüdükçe bu tarihlerin elle takibi zorlaşır; çünkü her aracın muayene, sigorta ve kasko tarihi farklı günlere denk gelir.
| Takip edilen kalem | Hatırlatma mantığı |
|---|---|
| Araç muayenesi | Araç türü ve yaşına göre belirlenen periyot sisteme girilir; bitişten önce belirlediğiniz gün sayısında uyarı gider. |
| Egzoz emisyon ölçümü | Ayrı bir tarih olarak izlenebilir; yürürlükteki uygulamaya göre muayeneyle birlikte veya ayrı takip edilir. |
| Zorunlu trafik sigortası | Poliçe bitişinden önce sorumluya ve isteğe bağlı olarak sigorta acentesine bildirim gider. |
| Kasko ve ek poliçeler | Poliçe numarası, şirket, teminat ve prim bilgisiyle saklanır; yenileme tarihinde karşılaştırma için geçmiş primler görünür. |
| Kış ve yaz lastiği | Mevsim geçiş dönemlerinde değişim listesi oluşturulur; lastiklerin hangi araçta veya depoda olduğu izlenir. |
| Kiralama ve ruhsat belgeleri | Kira sözleşmesi, K belgesi gibi belge bitişleri ayrı hatırlatma olarak tanımlanabilir. |
Muayene periyotları, emisyon ölçümü ve ticari araçlarda kış lastiği zorunluluğu gibi kurallar araç sınıfına göre değişir ve zaman zaman güncellenir. Program tarihleri sizin girdiğiniz kurallara göre hatırlatır; uygulayacağınız periyotlar için güncel mevzuatı kontrol etmenizi öneririz.
Araç yakıt ve masraf takibi nasıl yapılır?
Filo maliyetinin en büyük kalemi çoğunlukla yakıttır; ardından bakım-onarım, lastik, sigorta ve amortisman gelir. Bu kalemler ayrı ayrı faturalarda ve ayrı departmanlarda kaldıkça "bu araç bize kaça mal oluyor?" sorusunun net bir cevabı olmaz.
- Yakıt girişi: Şoför mobil uygulamadan litre, tutar, km ve fiş fotoğrafını girer ya da akaryakıt firmasının taşıt tanıma sisteminden gelen dökümler toplu aktarılır.
- Tüketim kontrolü: Ardışık iki dolum arasındaki km ve litreden ortalama tüketim hesaplanır. Aracın kendi geçmişine veya aynı modeldeki araçlara göre sapma varsa kayıt işaretlenir.
- Masraf girişi: Servis faturası, lastik, yedek parça, otoyol, otopark ve yıkama giderleri araca ve masraf merkezine bağlanır.
- Maliyet analizi: Araç başına aylık toplam maliyet ve kilometre başı maliyet hesaplanır; yaşlanan araçların bakım maliyetindeki artış görünür hâle gelir.
Bu veri, aracı yenileme veya kiralamaya geçme kararlarında güçlü bir dayanak sağlar. Masrafların muhasebe tarafına aktarılması için ön muhasebe programı ya da kullandığınız ERP ile dosya veya servis tabanlı aktarım kurulabilir. Mevcut sistemlerinize özel bağlantı gerekiyorsa ERP ek modül geliştirme yaklaşımıyla ilerlenebilir.
Şoför zimmeti ve trafik cezası takibi neden önemli?
Bir aracı birden fazla kişinin kullandığı şirketlerde en sık yaşanan anlaşmazlık, trafik cezasının veya hasarın kime ait olduğudur. Ceza tebligatı haftalar sonra geldiğinde o gün aracı kimin kullandığını hatırlamak çoğu zaman mümkün olmaz.
- Dijital teslim tutanağı: Araç teslim edilirken km, yakıt seviyesi, hasar durumu ve fotoğraflar kayıt altına alınır, teslim alan kişi onaylar.
- Zimmet geçmişi: Aracın hangi tarih ve saat aralığında hangi şoförde olduğu kesintisiz bir zaman çizelgesi olarak tutulur.
- Ceza eşleştirme: Ceza tarih ve saati girildiğinde sistem o anda aracı kullanan kişiyi gösterir; ödeme ve itiraz süreleri ayrıca takip edilir.
- Hasar dosyası: Kaza tutanağı, ekspertiz, sigorta dosya numarası ve onarım faturası aynı kayıtta birleşir.
- Ehliyet ve belge takibi: Şoförlerin ehliyet sınıfı, geçerlilik tarihi ve mesleki belgeleri hatırlatmalı olarak izlenir.
Zimmet sürecini araçların yanında diğer şirket varlıklarına da yaymak isterseniz demirbaş zimmet takip programı aynı mantıkla laptop, telefon ve ekipman zimmetlerini yönetir. Araç teslim ve kontrol formlarının sahada kontrol listesiyle doldurulması için dijital kontrol listesi uygulaması da bağlanabilir.
GPS araç takip sistemi ile entegrasyon mümkün mü?
Araçlarınızda zaten bir takip cihazı varsa onu değiştirmeniz gerekmez. Birçok araç takip hizmeti, konum, kontak ve kilometre verisini bir arayüz veya dosya aktarımı üzerinden dışarıya sunar. Bu veri filo programına ihtiyaca göre entegre edilebilir.
Entegrasyon kurulduğunda kilometre bilgisi şoför girişine bağlı kalmaz; bakım periyotları gerçek km'ye göre tetiklenir, yakıt tüketimi daha doğru hesaplanır ve mesai dışı kullanım gibi durumlar raporlanabilir. GPS altyapısı olmayan filolarda ise km, yakıt dolumu ve teslim anında elle girilir; sistem her iki yöntemi aynı araç kaydında birlikte çalıştırır.
Tüm veriler düzenli olarak yedeklenir, erişim şifreli bağlantı ve rol bazlı yetkilerle yapılır. Şoför yalnızca kendi aracını, bölge sorumlusu kendi bölgesini, yönetim ise tüm filoyu görür. Kayıtlar istendiğinde Excel'e aktarılabilir; veri her zaman sizindir.
Filo yönetim programı kurulumu nasıl yapılır, fiyat neye göre belirlenir?
Kurulum, mevcut araç listenizin ve belge tarihlerinizin sisteme aktarılmasıyla başlar. Elinizdeki Excel dosyaları, poliçe listeleri ve son bakım kayıtları düzenlenerek içeri alınır; böylece hatırlatmalar ilk günden çalışır. Bu geçişin nasıl planlandığına dair genel yaklaşımı Excel'den yazılıma geçiş sayfamızda bulabilirsiniz. Ardından masraf merkezleri, hatırlatma kuralları ve kullanıcı yetkileri tanımlanır; şoförlere ve filo sorumlusuna uygulamalı eğitim verilir.
Fiyatlandırma; araç ve kullanıcı sayısına, mobil şoför uygulaması, GPS veya akaryakıt sistemi entegrasyonu ve muhasebe aktarımı gibi ihtiyaçlara göre belirlenir. Filonuza uygun net bir teklif için bizimle iletişime geçin.
Araç filo takip programında yer alan modüller
Araç kartı ve hatırlatma modülleriyle başlayın; filonuzun ölçeğine göre yakıt, zimmet ve entegrasyon modüllerini devreye alın.
- Araç kartı, ruhsat ve belge arşivi
- Özmal, kiralık ve operasyonel kiralama araç ayrımı
- Muayene, egzoz, sigorta ve kasko hatırlatmaları
- Km ve tarih bazlı periyodik bakım planı
- Lastik takibi ve mevsimsel değişim listesi
- Yakıt girişi ve taşıt tanıma verisi aktarımı
- Masraf girişi ve masraf merkezi dağılımı
- Şoför kartı, ehliyet ve belge takibi
- Dijital teslim tutanağı ve zimmet geçmişi
- Trafik cezası ve hasar dosyası takibi
- İsteğe bağlı GPS ve araç takip cihazı entegrasyonu
- Mobil şoför uygulaması
- Maliyet, tüketim ve kullanım raporları
- Rol bazlı yetkilendirme ve işlem kayıtları